Så här rapporterar du utgifter och resultat

Du som har fått finansiering från Formas ska redovisa projektets utgifter och resultat. Det gör du i Prisma. Här kan du läsa om syftet med rapporten och vad som ska ingå. Du får även en kort beskrivning av Formas projektkatalog.

Syftet med rapporteringen

Syftet med att få in rapporter från alla projekt är att vi vill kvalitetssäkra Formas arbete och insatser. Vi vill veta att finansieringen använts ändamålsenligt. Rapporterna hjälper oss också att öka kvaliteten och att planera och utveckla Formas insatser och bidragsformer.

Numera görs alla ansökningar och rapporteringar i ansökningssystemet Prisma. Även du som ansökte via Formas Direct ska därför rapportera i Prisma.

Om du har frågor om ditt projekt ska du kontakta din handläggare. Vem som handlägger ditt projekt kan du se i Prisma.

Det ingår i rapporteringen

Rapporteringen består av två huvuddelar: en ekonomisk rapport och en vetenskaplig rapport. Den ekonomiska rapporten fylls i av en representant för medelsförvaltaren, det vill säga på den organisation som tog emot de pengar som Formas beviljade projektet. Projektledaren kontrollerar sedan innehållet. Den vetenskapliga rapporten ansvarar projektledaren för att skriva och registrera.

Du ska inte skicka in skrifter eller böcker till oss.

I den ekonomiska rapporten redovisar medelsförvaltaren alla utgifter för den del av projektet som är finansierat av Formas. Medelsförvaltaren har utsett vem som är rapportansvarig i Prisma (ofta en ekonom), och den personen och projektledaren får mejl från Prisma när det är dags att rapportera. Den rapportansvariga fyller i uppgifterna i Prisma och registrerar rapporten. Rapporten går sedan vidare till projektledaren för kontroll innan den skickas in till Formas.

I Prismas användarstöd finns mer utförliga instruktioner för hur du ska rapportera: Instruktioner till den som ansvarar för den ekonomiska rapportenlänk till annan webbplats

Vilka utgifter ska redovisas?

De ekonomiska uppgifter du ska redovisa kan du läsa mer om i Ekonomisk återrapportering i Prisma (pdf).

Tänk på att utgifterna ska redovisas exklusive moms om medelsförvaltaren har rätt att göra avdrag för ingående moms i projektet. I annat fall ska utgifterna redovisas inklusive ingående moms.

När det gäller stöd till företag och annan ekonomisk verksamhet (enligt Formas särskilda villkor) ska samtliga stödberättigande kostnader redovisas exklusive moms. Momsen är som huvudregel inte en stödberättigande kostnad. Endast om ni som projektpart kan styrka att momsen är en faktisk kostnad för er, får den tas upp och utgöra en del av de stöd­berättigande kostnaderna.

Så hanterar du överskott

Finns det bidrag som ni inte har utnyttjat? I så fall ska medelsförvaltaren betala tillbaka detta överskott i samband med den ekonomiska slutredovisningen. Detta gäller bara om överskottet är högre än ett halvt prisbasbelopp. Överskottet ska betalas tillbaka i sin helhet.

Sätt in det på Formas bankgirokonto 5105-2140. Ange tydligt att betalningen gäller outnyttjade medel samt ditt projektnummer.

Om överskottet understiger ett halvt prisbasbelopp får medelsförvaltaren behålla det, och använda det för forskningsändamål liknande det som bidraget avsåg.

Den vetenskapliga rapporten ska redogöra för projektresultat och projektinformation samt beskriva hur projektet har arbetat med kommunikation och nyttiggörande. Du som projektledare fyller i och lämnar in rapporten i Prisma. Rapporten kan skrivas på både svenska och engelska, med undantag för den populärvetenskapliga sammanfattningen som ska skrivas på svenska. Mer utförliga instruktioner om antal tecken och vad som ska skrivas i varje komponent finns i formuläret på både svenska och engelska.

I Prismas användarstöd finns mer utförliga instruktioner för hur du ska rapportera: Instruktioner till projektledare om den vetenskapliga rapportenlänk till annan webbplats

Det här brukar rapporten innehålla

Här kan du läsa om vad den vetenskapliga rapporten för olika typer av projekt generellt brukar innehålla. Men beroende på vilken typ av projekt du har arbetat med samt syftet med utlysningen, kan du få redogöra för annat och svara på fler och andra frågor än de vi tar upp här.

Den vetenskapliga rapporten för forskningsprojekt har tre delar: Projektinformation, projektresultat samt beskrivning av kommunikation och nyttiggörande.

  • Projektinformation avser information om projektdeltagare och forskningsämne. Det gäller exempelvis projektdeltagarnas expertområden och olika klassificeringar av projektets forskningsämne och koppling till de globala hållbarhetsmålen. Vissa uppgifter kring projektinformation hämtas från ansökan och behöver därmed verifieras eller revideras/kompletteras.
  • Under projektresultat redogör du både för forskningsfrågor och forskningsresultat (inomvetenskapligt och populärvetenskapligt) samt redovisar projektresultat utifrån olika klassificeringar. Eventuella immaterialrättsliga skydd eller nya företag som har etablerats till följd av projektet ska beskrivas. Du ska också bifoga en lista i pdf över samtliga publikationer som kopplar till projektet.
    Mall publikationslista (doc)
  • Kommunikation och nyttiggörande avser information om projektets aktiviteter i syfte att nyttiggöra eller uppmärksamma projektet och dess resultat. Du ska även redogöra för samverkande aktörer som i någon form bidrog till genomförandet av projektet.

Den vetenskapliga rapporten för konferenser, workshops och kommunikationsutlysningar avser projektinformation och beskrivning av kommunikation och nyttiggörande.

Vid konferenser och workshops ska du utöver det ovan nämnda även redogöra för antalet deltagare och bifoga programmet för konferensen eller workshopen i PDF. Programmet ska redovisa datum, namn på föredragshållare och föredragens titlar. Bifogat program får inte överstiga 4 MB.

Formas projektkatalog

Alla rapporterade projekt finns i projektkatalogenlänk till annan webbplats. Formas projektkatalog är en söktjänst där du kan söka bland alla Formas pågående beviljade projekt och finansieringsärenden. Den information du kan ta del av består dels av de uppgifter som forskarna själva har lämnat, dels av information som Formas olika beslutande instanser har tillfört.

Uppdaterad:5 februari 2021
Sidansvarig: Linda Bergqvist Ampel