Smart Built Environment – Innovationsidén

Den sökande ska vara en svensk organisation, det vill säga en juridisk person som är knuten till ett organisationsnummer.

Sökandens organisation måste kunna ta emot och förvalta de medel som Formas betalar ut till ett beviljat projekt. Formas skiljer på medelsförvaltare som kan ta emot medel i alla Formas utlysningar och medelsförvaltare som kan bli godkända att ta emot medel i en enskild utlysning. Sökandens organisation måste vara godkänd som medelsförvaltare under någon av dessa två former. Se vidare längre fram, under rubriken Så här ansöker ni.

Alla projekt som söker medel hos Formas ska ha en ansvarig projektledare. Projektet ska genomföras av de nyckelpersoner som är angivna i ansökan. Att skicka in samma ansökning fast med olika sökande är inte tillåtet. Ansökningar som har samma innehåll kommer att avslås.

Sökanden ska medfinansiera projektet med minst 50 % av projektets kostnader (se avsnittet Kostnader du kan söka finansiering för). Företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet och som vill söka medel från Formas omfattas av regler för statligt stöd, se avsnittet Regler för statligt stöd till företag och andra organisationer.

Formas arbetar för en jämlik, jämställd och inkluderande samhällsutveckling. Det innebär att sökande bör utforma projektet så att resultaten kan gynna en mångfald av människor och att en projektgrupp utformas med hänsyn till jämn könsfördelning. Hänsyn bör tas även till fördelning av inflytande.

Sökande som så önskar kan anmäla intresse för coachningsstöd som erbjuds av Smart Built Environments programkontor. Anmälan är öppen fram till 1 mars. För att ansöka om coachning finns ett särskilt formulär Länk till annan webbplats.. Coachningsprocessen är en möjlighet för en sökande att få sin idé prövad av erfarna coacher och få rådgivning som kan vässa den sökandes ansökan till Innovationsidén. Utnyttjande av coachning är en möjlighet, men inte ett krav, för att få lämna in ansökan till Innovationsidén.

När du ansöker om finansiering till ett projekt kan du söka medel för såväl direkta som indirekta kostnader. Direkta kostnader är kostnader som inte skulle ha uppkommit om inte projektet genomförts, exempelvis för personalkostnader, utrustning och resor. Indirekta kostnader är kostnader som inte uppkommer som en omedelbar följd av projektet men som ändå kan relateras till det, exempelvis för administration och IT. Indirekta kostnader kallas ibland för overheadkostnader eller allmänna omkostnader.

Medlen ska alltså vara tydligt kopplade till projektet du söker medel för och finansiera insatser utöver ordinarie verksamhet.

Här kan du läsa mer om vilka kostnader Formas finansierar:

Det här kan du söka finansiering för - Formas

Kostnader Formas finansierar med stödordningen , 234.8 kB.

Utlysningens totala budget är cirka 5 miljoner kronor. I denna utlysning är det möjligt att söka bidrag om högst 500 000 kronor. Sökanden ska medfinansiera projektet med minst 50 % av projektets kostnader.

Projektstart kan ske tidigast den 1 juli 2024 och senast den 31 augusti 2024. Projekttiden kan vara maximalt 12 månader. Budgeten i ansökan ska redogöra för hur medel planeras användas per verksamhetsår. Sökande registrerar budget med de förväntade faktiska kostnaderna Formas kan av administrativa skäl lägga en utbetalningsplan som skiljer sig från ansökans fördelning av budgeten över tid.

Ansökningar med ett sökt belopp eller omfattning i tid som inte ligger inom ovan angivna intervall kommer att avslås.

Statsstödsreglerna blir tillämpliga när Formas ger bidrag till organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet. Reglerna finns för att skydda konkurrensen på EU:s inre marknad.

I denna utlysning kommer Formas tillämpa artikel 25 i den allmänna gruppundantagsförordningen (GBER, EU-förordning nr 651/2014). Oavsett storlek på verksamheten kräver Formas i denna utlysning medfinansiering med minst 50 % av projektets kostnader.

Inför beslut genomför Formas kreditkontroller av de organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet som kan komma i fråga för beviljande.

Här kan du läsa mer om de statsstödsregler som gäller när Formas ger bidrag:

Regler för statligt stöd - för företag och annan ekonomisk verksamhet

Stödnivåer enligt Formas stödordning , 326.6 kB.

Vi rekommenderar att du skriver din ansökan på svenska eftersom den beredningsgrupp som ska bedöma din ansökan är svenskspråkig. Du kan skriva din ansökan på engelska, men den kommer inte att översättas till svenska inför bedömning. Projektsammanfattningen ska finnas på både svenska och engelska.

Din ansökan (inklusive bilagor) betraktas enligt svensk lag som allmän handling när den kommit in till Formas. Det innebär att vem som helst kan begära ut och ta del av din ansökan. Information som den sökande anser sig vilja ha sekretessbelagd ska särskilt anges.

Innan Formas lämnar ut ansökningar görs alltid en sekretessprövning, men Formas får bara dölja information som har stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Den populärvetenskapliga beskrivningen och projektsammanfattningarna på svenska och engelska kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information. Syftet är att denna text ska kunna användas av Smart Built Environments programkansli vid extern kommunikation om projektet.

Din ansökan till Formas gör du i vårt ansökningssystem Prisma.

Medelsförvaltare

Medelsförvaltaren är den organisation som, vid eventuell finansiering, tar emot bidragspengarna från Formas. Den organisation som anges som medelsförvaltare ska vara samma organisation (organisationsnummer) som den koordinerande organisationen under företagsinformation/budget i Prisma.

Företag och kommuner behöver bli godkända som medelsförvaltare av Formas vid varje enskilt finansieringstillfälle. Beslut om att godkänna medelsförvaltare tas i samband med beviljande av medel i utlysningen. Inför beslut genomför Formas också kreditkontroller av alla företag och ekonomiska verksamheter som kan komma i fråga för beviljande.

Organisationskonto

Det är viktigt att sökande organisation har ett Prisma-konto innan projektledaren börjar sin ansökan i utlysningen. Organisationer som redan har ett konto ska kontakta ansvarig forskningshandläggare Anna Gellerstedt så att organisationen kan bli tillagd i listan av möjliga medelsförvaltare i Prisma för denna specifika utlysning. Detta gäller även om organisationen blivit godkänd i en tidigare omgång av utlysningen i Smart Built Environment.

Saknar din organisation ett konto i Prisma sedan tidigare ska en lämplig företrädare (organisationskontoansvarig) ansöka om ett organisationskonto på Prismas webbplats.

Ansök om detta i god tid, dock senast den 25 mars 2024.

Ansök om organisationskonto i Prisma Länk till annan webbplats.

Kryssa i Formas och ange i motiveringen för ansökan av organisationskontot att ni vill söka i Smart Built Environment, vilken typ av organisation det gäller samt organisationsnummer. Om du inte vet om organisationen har ett konto, kontakta forskningshandläggare Anna Gellerstedt innan ni ansöker om ett nytt konto.

Ansökan ska initieras genom organisationskontot. Den som är ansvarig för organisationskontot blir då automatiskt projektledare; detta kan ändras genom att den som är ansvarig bjuder in en annan person att bli projektledare. Om en annan person ska vara projektledare behöver hen ett personkonto i Prisma. Om den ansvariga för organisationskontot ska vara projektledare, behöver inget personkonto kopplas till ansökan.

Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats.

Hemvist

För att kunna registrera en ansökan måste en hemvist inom organisationen anges. Organisationen måste ha minst en hemvist i sin struktur. Med hemvist menas den avdelning/institution/enhet inom organisationen som söker. Uppgiften om hemvist är obligatorisk när ansökan ska skickas in av den sökande.

Den som är organisationskontoansvarig ska bygga upp en struktur med enheter och underenheter (hemvister) i två nivåer. Detta sker i rullgardinsmenyerna för Medelsförvaltare och Projektets hemvist. De hemvister som den sökande kan välja hämtas från organisationsstrukturen genom inställningarna du som organisationskontoansvarig gjort på organisationskontot.

Om organisationen saknar avdelningar ange en underenhet som heter samma som organisationen. Information om hur du gör detta finns i Prismas användarstöd.

Beskriv hur din organisation ser ut (skapa en struktur) Länk till annan webbplats.

Utlysningen ligger under fliken organisationskonto i Prisma. Klicka först där och gå sedan vidare till länken för organisationsutlysningar. Se Prismas användarstöd för instruktioner om hur man hittar utlysningen i Prisma.

Hitta utlysningen i Prisma Länk till annan webbplats.

Alla gränser för maximalt antal tecken avser tecken inklusive mellanslag. En rekommendation är att välja teckensnitt Arial i teckenstorlek 12 för den information som skrivs in i samtliga textrutor.

Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av projektet under följande delar:

Grundinformation

• Sökt antal månader som ansökan avser.
• Projektstart tidigast den 1 juli 2024; Projektstart senast den 31 augusti 2024.
• Beräknad projekttid: Projekttiden beräknas automatiskt i Prisma, utifrån startdatumet och antalet månader som fyllts i.
• Projekttitel på svenska och engelska (200 tecken inklusive mellanslag)
• Underinriktning: Ange vilket eller vilka temaområden inom Smart Built Environment som projektet främst bidrar till. Minst ett temaområde ska anges:
  1. Innovationer och nya tillämpningar;
  2. Kunskap och kompetens;
  3. Informationsinfrastruktur;
  4. Värdekedjor och affärsmodeller
     
     Läs mer om temaområden på Smart Built Environment Temaområden Länk till annan webbplats.

• Har du fått coachningsstöd Länk till annan webbplats. för din projektidé?
• Är en av behovsägarna liten eller medelstor kommun eller litet eller medelstort företag?
• Populärvetenskaplig beskrivning på svenska (4 500 tecken inklusive mellanslag). Den populärvetenskapliga beskrivningen kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i detta fält bör därför inte innehålla känslig information.
• Populärvetenskaplig beskrivning på engelska (4 500 tecken inklusive mellanslag).
• Sammanfattning på svenska och engelska (2000 tecken inklusive mellanslag vardera). Projektsammanfattningarna kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information.

Projektbeskrivning

Maximalt 10 sidor. En mall för projektbeskrivningen , 54.6 kB. finns att ladda ner.
Projektbeskrivningen laddas upp som en fil och storleken kan inte överstiga 4 MB. Vänligen inkludera inte någon budget i projektbeskrivningen.

Läs bakgrundstexten och utlysningens syfte och inriktning noga. Ta även del av bedömningskriterierna under ”Hur går bedömningsprocessen till” innan ni fyller i beskrivningen. Adressera alla kriterier i er ansökan.

Budget och övrig information

Projektets budget och övrig information om organisationen redogör du för i Prisma. Följande uppgifter ska anges i projektets budget

Information om organisationen:

• Organisationens namn
• Organisationsnummer
• Adress, postnummer, postort, land
• Årsomsättning (avser företagets eller organisationens totala försäljning under förevarande beskattningsår. Anges i siffror, exempelvis 3 500 000)
• Balansomslutning (avser summan av tillgångssidan alternativt summan av skulder och eget kapital i ett företags eller organisations balansräkning. Anges i siffror, exempelvis 5 500 000)
• Antal anställda
• Kontaktperson
• E-post till kontaktperson
• Namn på arbetsplats, adress, postnummer, postort, land där huvuddelen av arbetet kommer att genomföras.

Följande budgetuppgifter efterfrågas i Prisma för budgeten:

Kostnader

• Personalkostnader: Stödberättigande personalkostnader hos företag och annan ekonomisk verksamhet får beräknas till den faktiska kostnaden.

• Utrustning, byggnader och mark
• Kostnader för konsulter och licenser med mera: För att kostnaderna för konsulter och licenser ska vara stödberättigande krävs att de köps eller licensieras från externa aktörer på marknadsmässiga villkor samt att aktivitet och omfattning framgår av projektbeskrivningen.

• Övriga direkta kostnader: Till övriga direkta kostnader räknas exempelvis förbrukningsartiklar, resor, konferenser och publicering i tidskrifter och databaser som tillämpar öppen tillgång (open access).

• Indirekta kostnader: Overhead (OH)-kostnader.

Ni får göra påslag för indirekta kostnader med högst 30 procent på stödberättigande personalkostnader. Formas beviljar inte medel för overhead på kostnader som ni skriver av för utrustning eller för lokaler.

Finansiering:

I ansökan kan fyra typer av finansiering anges:

• Sökt bidrag från Formas: Anger vilket belopp som söks från Formas inom ramen för denna utlysning. Beloppet kan inte överstiga totala kostnader. Om sökt belopp understiger totala kostnader kommer resterande belopp automatiskt räknas ut och redovisas under Egen finansiering.
• Annat stöd (offentligt): Används inte i denna utlysning.
• Annat stöd (privat): Används inte i denna utlysning.
• Egen finansiering: Egen finansiering utgör här projektets medfinansiering. Sökanden ska medfinansiera projektet med minst 50 procent av projektets kostnader. Kontakta Formas om du är osäker på vad som kan räknas som medfinansiering.

Motivering av personalkostnader i budget (max 500 tecken inklusive mellanslag.)

Här specificeras den genomsnittliga timkostnaden för budgeterade personalkostnader. Med personalkostnader avses löner inklusive sociala avgifter. Andra kostnader som kräver förklaring kan skrivas in här också.

Prisma beräknar automatiskt stödnivå och medfinansieringsgrad. Beräknad stödnivå är preliminär och kan justeras inför Formas beslut om beviljat bidrag.

Budgetspecifikation (max 2 000 tecken inklusive mellanslag)

Här förklarar sökande budgeten i ord. Här anges de overheadkostnader som tillämpas i ansökan.

Här anges också eventuella konsultkostnader och omfattningen på konsultens medverkan. Sökande uppmanas att vara tydlig med att beskriva samtliga kostnader i relation till de aktuella aktiviteterna inom projektet.

Klassificeringar

Formas använder projektets klassificeringar i analyser och underlag på en övergripande nivå. Klassificeringarna görs genom att den sökande anger ämnesområde, forskningsämne (SCB-kod), minst ett globalt mål för hållbar utveckling som projektet kan bidra till samt nyckelord.

• Ämnesområde
  Välj projektets ämnesområde och lägg till en underrubrik.

• Forskningsämne (SCB-kod)
  Välj minst ett forskningsämne och två undernivåer som skapar den sammanslagna koden.

• Globala målen för hållbar utveckling
  Ange minst ett och upp till tre globala hållbarhetsmål som projektet kan bidra till i prioriteringsordning efter grad av relevans.
  Mer om målens innebörd. Länk till annan webbplats.

• Nyckelord
  Ange minst ett och max tre nyckelord som beskriver projektet.

Medelsförvaltare – organisationen som tar emot bidraget

• Välj medelsförvaltare i rullistan. Om du inte hittar den organisation som ska stå som sökande, se rubriken Organisationskonto under avsnittet Så här ansöker ni.
• Välj hemvist i rullistan. Om du inte hittar rätt hemvist, se rubriken Hemvist under avsnittet Så här ansöker ni.

CV

Det är obligatoriskt att bifoga CV för projektledaren. Du kan frivilligt lägga till CV för två medverkande i projektet. Max 2 A4-sidor per CV.

Först genomför Formas en kontroll av att ansökan uppfyller de formella krav som ställs i utlysningen. Om ansökan inte uppfyller kraven avslås den.

Följande krav kommer att kontrolleras i denna utlysning:

• Att ansökan är fullständig, det vill säga att den innehåller all information som är obligatorisk.
• Att sökt belopp per projekt inte överstiger 500 000 kronor.
• Att projekten inte sökt för mer än 12 månader.
• Att sökanden medfinansierar projektet med minst 50 procent av projektets kostnader.
• Att sökanden är en svensk organisation, det vill säga en juridisk person som är knuten till ett organisationsnummer (ej enskild firma).
• Att projektbeskrivningen är skriven i den mall som tillhandahålls på utlysningens webbplats.
• Att inte flera ansökningar med samma innehåll förekommer.

Alla ansökningar bedöms av en extern beredningsgrupp utifrån det som finns beskrivet i ansökan. Därför är det viktigt att ansökan är så tydlig som möjligt i sitt innehåll och att all viktig och relevant information finns med.

Sammanfattning av bedömningsprocessen:

1. De ansökningar som uppfyller de formella kraven kommer att bedömas utifrån bedömningskriterier av externa oberoende granskare. Detta resulterar i en ranking av ansökningarna och en rekommendation till finansiering.
2. Formas fattar beslut om vilka projekt som ska finansieras.
3. Beslut meddelas till sökande och Smart Built Environments programkansli samt offentliggörs på Formas och Smart Built Environments webbplatser.

Projektet ska adressera minst ett av programmets fyra temaområden Länk till annan webbplats.. Projektet ska bidra till och adressera en eller flera av de ”kortsiktiga effekter 2026” som beskrivs i effektlogiken. Smart Built Environment Effektlogik 3.0 Länk till annan webbplats..

Ansökningarna bedöms utifrån följande kriterier:

Relevans

• Projektet kan väsentligt bidra till utlysningens syfte och inriktning
• Projektets problemformulering och syfte är tydlig, logisk och väl avgränsad
• Projektet adresserar minst ett temaområde och en eller flera av de ”kortsiktiga effekter 2026” som beskrivs i effektlogiken. Smart Built Environment Effektlogik 3.0 Länk till annan webbplats..
• I ansökan framgår den affärsmässiga eller verksamhetsmässiga nytta som resultaten av projektet bedöms ha för den sökande organisationen eller annan utpekad behovsägare/användare.

Potential

• Projektet är nytänkande eller väsentligt bättre än tillgängliga lösningar på den aktuella marknaden
• Det är tydligt hur projektet avser bidra till att lösa problemet.
• Idén kan efter implementering i mindre skala utvecklas till att nå en större marknad/nyttjande, nationellt och/eller internationellt.

• Projektets potential att bidra till ökad jämlikhet i det resultat som projektet skapar.

Genomförande

• Planerade aktiviteter och metoder är realistiska och ändamålsenliga för att uppnå förväntat resultat under projekttiden
• Tidsplan och budget är realistisk och ändamålsenlig i förhållande till projektets syfte och mål.
• Plan för hur projektets resultat ska spridas, nyttiggöras och (om relevant) tillgängliggöras, är väl beskriven och ändamålsenlig.
• Eventuella etiska överväganden är väl beskrivna och planen för hur dessa hanteras är ändamålsenlig.
• Jämlikhetsaspekter är väl integrerade i projektets genomförande. Se Smart Built Environment Jämlikhetsguide Länk till annan webbplats..

Aktörer

• Projektets organisation och samlade kompetens är ändamålsenlig för genomförandet av projektet, inklusive nyttiggörandet av projektets resultat. Projektdeltagarnas medverkan är väl beskriven.
• Projektet sker i samverkan med relevanta intressenter.
• Projektgruppen (nyckelpersoner) är väl sammansatt med avseende på jämställdhet. Relevant när projektgruppen består av fler än 3 personer.

Formas förväntas fatta beslut om vilka projekt som beviljas bidrag den 25 juni. Formas offentliggör besluten senast dagen efter på Formas webbplats och du får en e-post när du kan ta del av beslutet i Prisma. Beslut om bidrag kan ej överklagas.

Projekten har en dispositionstid om tre månader efter projekttiden är slut. Dispositionstiden är viss given period efter att projektet formellt avslutats och de beviljade medlen som inte ha förbrukats kan disponeras. Man kan fortsätta lägga kostnader på projektet tills dispositionstiden har passerat och den ekonomiska rapporten ska fyllas i. Dispositionstiden kan i vissa fall förlängas på grund av särskilda omständigheter godkända av Formas, gällande projektledare och medelsförvaltare, som till exempel sjukdom eller föräldraledighet.

Samtliga beviljade projekt ska återrapportera till Formas med avseende på ekonomi och projektresultat tre månader efter dispositionstidens slut. Anvisningar om vad som gäller för ditt projekt ges av Formas. Samtliga rapporteringar görs i Prisma.

Ekonomisk återrapportering i Prisma. Länk till annan webbplats.

Formas kan komma att ställa krav på hur projekten ska redovisas vad gäller innehåll och resultat för att möjliggöra spridning och nyttiggörande. Detta kommer att framgå av beslutet till projektet vid eventuell finansiering. Formas kan också komma att ställa krav kring deltagande i konferenser och liknade för att skapa synergier och plattformar för lärande och kunskapsutbyte.

Eftersom utlysningen sker inom ramen för det strategiska innovationsprogrammet Smart Built Environment kan det tillkomma särskilda villkor och anvisningar som reglerar rapportering, uppföljning och kommunikation med mera i förhållande till programmet, se http://www.smartbuilt.se/verktyg Länk till annan webbplats.

Projektledaren och/eller Projektpart ska nyttiggöra projektresultat i enlighet med plan. Detta kan exempelvis ske genom offentliggörande, kommersialisering eller licensering. Om offentliggörande sker genom vetenskaplig publicering ska publicering ske med öppen tillgång enligt Formas anvisningar.

Data och metadata från projektet ska så långt som möjligt göras tillgängliga i databaser med öppen tillgång enligt principen så öppen så möjligt och så begränsad som nödvändigt. Projektledaren svarar för att det finns en datahanteringsplan för den data som produceras i projektet.

Öppen tillgång till forskningsresultat och data Länk till annan webbplats.