Smart Built Environment: Digitalt samhällsbyggande i praktiken

VAD KAN DU SÖKA FÖR?

Sök medel för forsknings och innovationsprojekt som bidrar till ett mer resurseffektivt och hållbart samhällsbyggande med hjälp av digitaliseringens möjligheter.

VEM KAN SÖKA?

Företag, offentlig verksamhet, universitet och högskolor samt forskningsinstitut. Minst två parter ska medverka i ansökan. Minst en av parterna ska komma från näringslivet eller offentlig verksamhet.

HUR MYCKET KAN DU SÖKA?

500 000 kronor till 4 miljoner kronor. Projektlängd 12–48 månader.

Öppen: 56 dagar kvar. Sök senast: 2023-02-02 14:00

Sök finansiering för forsknings- och innovationsprojekt som bidrar till ett mer resurseffektivt och hållbart samhällsbyggande med hjälp av digitaliseringens möjligheter. Du kan söka mellan 500 000 kronor och 4 miljoner kronor.

Utlysningen ska bidra till en hållbar utveckling av vår bebyggda miljö, genom projekt där en central del är att använda digitaliseringen som verktyg för ökad hållbarhet inom samhällsbyggnadsområdet, både avseende processerna och dess resultat samt den bebyggda miljön. Ansökningar kan adressera såväl processer, samarbetsformer, affärsmodeller som teknik. Syftet med utlysningen är att öka takten i den digitala transformationen, genom aktiviteter som berör aktörer i hela värdekedjan från planering till långsiktig förvaltning av bebyggd miljö.

Projekten ska adressera minst ett av programmets fyra temaområden Smart Built Environment Temaområden Länk till annan webbplats.. Projekten ska bidra till att effekter och mål som är identifierade i programmets effektlogik uppnås. Smart Built Environment Effektlogik 3.0 Länk till annan webbplats..

Medelsförvaltare ska vara en svensk organisation och minst en projektpart ska vara från näringsliv eller offentlig verksamhet med tydlig ambition att testa och använda den lösning som projektet ämnar ta fram. Varje projektpart ska vara en juridisk person med ett unikt organisationsnummer.

Projektens organisation ska utformas utifrån ett jämställdhetsperspektiv. Det ska också framgå på vilket sätt projektet kan bidra till ökad jämlikhet inom lösningens problemområde och nyttiggörande. Se Smart Built Environment jämlikhetsguide Länk till annan webbplats..

Utlysningen omfattar en finansiering på ca 40 miljoner kronor plus krav på medfinansiering för varje projekt som helhet på minst 50 procent av projektens kostnader.

I hela samhället pågår en digital transformation som redan idag påverkar processer och aktörer inom samhällsbyggnadssektorn. Sektorn utgörs av en stor mängd aktörer, ca 250 000, som är en viktig del i omställningen till ett hållbart samhälle. Det strategiska innovationsprogrammet Smart Built Environment är en plattform som samlar aktörer verksamma i sektorn, och ger dessa möjlighet att tillsammans driva utvecklingen. Programmet har fokus på hur samhällsbyggnadssektorn med digitalisering och industriella arbetssätt och processer kan öka takten i denna omställning. Hur kan aktörer i sektorn bidra till att nå samhällets mål gällande minskade klimatpåverkande utsläpp, skapa förutsättningar för effektivare användning och återanvändning av material, anpassa samhället till de förändringar i klimat vi redan idag ser såväl som kommande klimatförändringar, och samtidigt skapa attraktiva livsmiljöer? I de projekt som beviljas medel från Formas inom Smart Built Environment adresseras de processer och aktiviteter som krävs för att planera, producera och förvalta den byggda miljön. Jämlikhet är en viktig aspekt i samhällsbyggandet, där projekten inom programmet kan bidra till en ökad jämlikhet och ett inkluderande arbetssätt som en del i att nå ett mer jämlikt samhälle. Jämlikhet ska också genomsyra hur Smart Built Environment styrs och leds genom bemanning i styrelse och programledning. En viktig del av jämlikhet är att Formas fördelning av projektbidrag sker på ett jämställt sätt.

För att klara de stora utmaningar samhällsbyggandet står inför, behöver sektorn öka takten i omställningen till nya arbetssätt och metoder. Digitalisering och industriella processer är viktiga möjliggörare, genom att till exempel bidra till resurseffektivisering, minska farliga arbetsmoment, snabbare processer för till exempel bygglov och detaljplanering, bättre beslutsstöd med fler analyserade lösningar och möjlighet att snabbt välja bra produkter. De förändringar som krävs tar tid att implementera och en viktig del i utvecklingen är därför att implementera och skala upp många av de forskningsbaserade lösningar som redan idag är under utveckling eller finns som prototyper. Här är kunskapsspridning såväl som erfarenhetsutbyte samt också ett långsiktigt perspektiv i förändringsarbetet viktigt.

Digitaliseringen i samhället sker i ett högt tempo, medan de processer som idag finns i samhällsbyggandet är relativt utdragna tidsmässigt. Nya samarbetsformer, nya värdekedjor och affärsmodeller samt även nya roller och organisationsstrukturer är nödvändiga för att dra verklig nytta av ny teknik tillsammans med digitalisering och hållbara industriella processer.

Genom programmet Smart Built Environment finansierar Formas, Vinnova och Energimyndigheten projekt med fokus på digitalisering och industriella processer i samhällsbyggandet. Ansökningarna ska adressera minst ett av de fyra temaområdena som beskrivs nedan, samt adressera effekter i programmets effektlogik. Av ansökan ska framgå på vilket sätt arbetet kan bidra till en ökad jämlikhet i samhällsbyggandet. Programmet vill bidra till att fler aktörer utvecklar sin innovationsförmåga och åstadkommer innovativa lösningar som bidrar till programmets övergripande vision och effektmål. Digitaliseringen i samhällsbyggandet sker såväl nationellt som internationellt, och en internationell utblick såväl som kunskapsinhämtning bör ingå i projekten där så är relevant.

Projekten som söker ska också ha en tydlig plan eller beskrivning av vad som krävs för den långsiktiga utvecklingen eller förvaltningen av resultatet efter att projektet har avslutats. Om projektet avses leda till ett resultat som är färdigt för tillämpning, så ska ansökan kort beskriva vilken/vilka aktörer som är mottagare och hur resultatet avses tillämpas. Om projektets resultat kommer att behöva fortsatta utvecklingsinsatser, så ska ansökan beskriva en plan för detta och vilken/vilka aktörer som förväntas driva den utvecklingen.

Utlysningen omfattar programmets alla fyra temaområden, varav minst ett ska adresseras. Nedan beskrivs temaområdena kortfattat. Mer information om temaområden samt tidigare beviljade projekt inom respektive områden finns på programmets webbplats. Länk till annan webbplats.

Innovationer och nya tillämpningar

En ansökan som adresserar temaområde Innovationer och nya tillämpningar beskriver idéer och initiativ som kan utvecklas till innovationer och nya tillämpningar av produkter, tjänster eller processer inom samhällsbyggandet. Inom detta temaområde ligger fokus på att bryta invanda mönster och arbetssätt och hitta nya lösningar och nya sätt att organisera och samverka i branschen. De projekt som söker finansiering bör utmana dessa mönster, gärna med disruptiva inslag. Inom detta område är det till exempel relevant med projekt som testar tidigare identifierade standarder i kombinationer, i syfte att skapa obrutna digitala informationsflöden.

Värdekedjor och affärsmodeller

Värdekedjor, incitament och affärs- respektive verksamhetsmodeller hänger ihop och behöver studeras och utvecklas för att kunna utnyttja kraften i digitalisering och industrialisering. Området hanterar även frågor kring aktörsroller, kompetenser, arbetssätt och organisering av projekt och processer. Detta hänger också ihop med frågor om hur digitala innovationer i temaområdet ”Innovationer och nya tillämpningar” möjliggör nya affärs- och verksamhetsmodeller. Projektansökningar som hanterar värdekedjor med tillämpning inom samhällsbyggnadssektorn och som har med aktörer från hela värdekedjan ingår i detta temaområde, liksom projektansökningar som identifierar och utvecklar nya kompetenser eller nya former av samverkan.

Informationsinfrastruktur

Temaområdet behandlar den gemensamma informationsinfrastruktur som sektorn behöver för den digitala och industriella utvecklingen. Området omfattar standardisering för utbyte av data och integrering av information i samhällsbyggandets processer inklusive informationsstrukturer för livscykelperspektiv, men också frågor om tillgänglighet till och ägande av data.

Internationell samverkan blir också alltmer viktig, inte minst med utvecklingen av samverkande värdeekosystem inom hela samhällsbyggandet. Även juridiska frågor kopplade till fastighetsbildning, detaljplaner och bygglov ingår, liksom upphandlings- och avtalsformer för optimalt nyttjande av digitalisering. Fortsatta strategiska satsningar kommer även att genomföras inom området, och detta temaområde adresseras av ansökningar som innebär test av utvecklad informationsinfrastruktur eller till exempel test av identifierade standarder i verklig miljö.

Kunskap och kompetens

För att utnyttja den digitala transformationens kraft i både företag och offentlig sektor behövs ett kunskapslyft. Temaområdet ska bidra till att lyfta kunskap och kompetens hos företag och offentlig sektor, både på ledningsnivå och i den operativa verksamheten. Området kopplar också till hur ny kunskap kan skapas och nyttiggöras. I detta område ingår ansökningar som tar sig an sammanställningar och synteser, som till exempel ger underlag för vidare tester i verksamhet och för utbildningssatsningar. Här ingår också projektansökningar som innehåller kompetenshöjande satsningar utöver rena utbildningsinsatser, till exempel stöd för små- och medelstora företag att digitalisera sin verksamhet.

I avsnittet ”Hur går bedömningsprocessen till” beskrivs de kriterier som ansökningar bedöms efter.

I denna utlysning kan två huvudtyper av projekt finansieras. Sökande ska tydligt adressera en av dessa typer:

1. Forsknings-, utvecklings- eller innovationsprojekt

Projekt med inriktning på forskning, utveckling eller innovation inom programmets områden, gärna med ambition att nå disruptiva förändringar i samhällsbyggandets strukturer. Det kan till exempel avse:

  • projekt som innehåller olika grad av antingen tillämpad forskning, utveckling eller med fokus på innovation. Forskningsprojekt kan drivas som doktorandprojekt eller av seniorforskare.
  • kompetensutvecklingsprojekt som visar exempel på nytänkande avseende kunskapshöjning, med aktiviteter som bidrar till att nå den stora mängden aktörer och verksamheter som finns i samhällsbyggnadssektorn. Gärna komplement till traditionell utbildning.
  • testbädds- och demonstrationsprojekt där virtuella eller fysiska miljöer skapas för demonstration av resultat från forsknings- och utvecklingsprojekt, till exempel från tidigare projekt inom programmet. Vi ser gärna ansökningar om så kallade systemdemonstratorer där flera tidigare resultat demonstreras i en gemensam miljö.

2. Fortsättningsprojekt

Projekt som utnyttjar resultat och insikter från genomförda eller pågående projekt inom Smart Built Environment. Det kan till exempel avse:

  • projekt som adresserar utpekade riktningar eller insatser i framtagna strategier och färdplaner,
  • projekt som avser uppbyggnad av strukturer för att samla sektorns aktörer kring långsiktig förvaltning av ett projektresultat eller ett utpekat område,
  • insatser för implementering av resultat från genomförda eller pågående projekt mot tillämpning eller ökad kommersialisering.

Utlysningen riktar sig till företag, offentlig verksamhet, universitet och högskolor samt forskningsinstitut. Minst två parter ska medverka i ansökan. Minst en av de deltagande parterna ska komma från näringslivet eller offentlig verksamhet.

Alla intresserade organisationer och företag enligt ovan är välkomna att söka, gärna i samverkan med nya samarbetsparter. Konsortier med start-ups som kan bidra till utveckling av såväl nya arbetssätt, affärsmodeller som ny teknik samt behovsägare som till exempel fastighetsägare, kommuner eller byggföretag är speciellt välkomna.

Internationella projektdeltagare välkomnas och kan bidra med tid eller andra resurser som medfinansiering av projektet. Utländska aktörer kan dock inte ta del av medel från Formas i denna utlysning.

Smart Built Environment och Formas arbetar för en jämlik, jämställd och inkluderande samhällsutveckling. Det innebär att du som söker bör utforma projektet så att resultaten kan gynna en mångfald av människor och att projektgruppen utformas med hänsyn till könsfördelning och olika bakgrund. Här bör hänsyn inte bara tas till antal personer utan också till fördelning av makt och inflytande i projektet.

Innan du ansöker

Om utlysningstexten har ändrats efter publicering anges ändringarna under revisionshistorik.

Skriv ut eller spara utlysningstexten som en pdf Länk till annan webbplats.

Koordinerade part ska vara en svensk organisation, det vill säga en juridisk person som är knuten till ett organisationsnummer. Verksamhetstypen enskild firma kan inte beviljas medel, vilket innebär att ansökningar med enskild firma som part kommer att avslås.

Koordinerande part måste kunna ta emot och förvalta de medel som Formas betalar ut till ett beviljat projekt. Formas skiljer på medelsförvaltare som kan ta emot medel i alla Formas utlysningar, och medelsförvaltare som kan bli godkända att ta emot medel i en enskild utlysning. Koordinerande part måste vara godkänd som medelsförvaltare under någon av dessa två former. Se vidare längre fram, under rubriken Så här ansöker ni.

Alla projekt som söker medel hos Formas ska ha en ansvarig projektledare. Projektet ska genomföras av de personer som är angivna i ansökan. Det är inte tillåtet att skicka in samma ansökan med olika huvudsökande. Ansökningar som har samma innehåll kommer att avslås.

Verksamhetstypen enskild firma kan inte beviljas medel i utlysningen eller delta som projektpart i projekt som söker medel i Formas utlysningar. Företag som inte har ett svenskt organisationsnummer kan inte ta del av medel i den här utlysningen, utan får i förekommande fall delta in-kind.

Kravet på medfinansiering från sökande projekt är minst 50 procent av den totala projektbudgeten. Företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet och som vill söka medel från Formas omfattas av regler för statligt stöd, se avsnittet Regler för statligt stöd till företag och annan ekonomisk verksamhet.

Minst två organisationer ska delta som projektparter i projektet, varav minst en ska komma från näringslivet eller offentlig verksamhet. Det är upp till projektet att sätta samman mest lämpade projektgrupp, vilket påverkar bedömningen av kriterierna genomförande och aktörer (se förklaring av dessa bedömningskriterier under rubriken Hur går bedömningsprocessen till?).

Regler för statligt stöd till företag och annan ekonomisk verksamhet

Företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet som får bidrag från Formas omfattas av regler om statligt stöd. Reglerna utgår från den EU-rättsliga huvudprincipen att statligt stöd till företag normalt sett är konkurrenssnedvridande, men att det medges vissa undantag, däribland stöd till forskning, utveckling och innovation. Två stödgrunder tillämpas i denna utlysning, allmänna gruppundantagsförordningen EU 651/2014 samt bestämmelserna om stöd av mindre betydelse, förordning EU 1407/2013.

På Formas webbplats finns mer information om statligt stöd: Regler för statligt stöd Länk till annan webbplats.. Inom utlysningen beviljas statligt stöd i huvudsak utifrån kategorin ”industriell forskning”. Stödnivån beror av stödgrunden och storleken på företaget.

Inför beslut genomför Formas kreditkontroller av alla företag och ekonomiska verksamheter som kan komma i fråga för beviljning.

Bestämmelser enligt allmänna gruppundantagsförordningen EU 651/2014

Vilken stödnivå Formas kan ge beror på organisationens storlek och vilken typ av aktiviteter som ska bedrivas i projektet. Organisationens storlek bedöms med hjälp av EU:s definition av små- och medelstora företag. Aktiviteter kommer primärt att bedömas utifrån artikel 25 i den allmänna gruppundantagsförordningen EU 651/2014. Stödnivån beror av stödgrunden och storleken på företaget läs mer i Stödnivåer och definitioner för bidrag enligt Formas stödordning Länk till annan webbplats..

Bestämmelser enligt förordningen om stöd av mindre betydelse EU 1407/2013

Formas kan också bevilja försumbart stöd enligt förordningen om stöd av mindre betydelse. Information om bestämmelserna om stöd av mindre betydelse, förordning EU 1407/2013, samt bidragsvillkor som omfattar företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet, hittar du på Formas webbplats.

I ett senare skede av processen ska företag och organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet lämna in ett intyg om stöd av mindre betydelse för att beviljas medel i utlysningen. Formas meddelar berörda organisationer när detta ska göras. I intyget redogör ni för i vilken omfattning ni mottagit stöd av mindre betydelse, inklusive det sökta beloppet i utlysningen. Redovisningen ska visa mottaget stöd under det innevarande och de två föregående beskattningsåren, det vill säga under de tre senaste beskattningsåren. Organisationer ska då redovisa att allt stöd av mindre betydelse som man mottagit under denna period sammantaget inte överstiger 200 000 euro, cirka 2 000 000 kronor.

Kostnader du kan söka finansiering för

  • Personalkostnader: Stödberättigande personalkostnader hos projektpart som inte är universitet, högskola eller forskningsinstitut får beräknas till högst 800 kr per timme. Universitet, högskola eller forskningsinstitut omfattas inte av denna begränsning.
  • Utrustning, mark och byggnader.
  • Kostnader för konsulter och licenser med mera.
  • Övriga direkta kostnader inklusive resor
  • Indirekta kostnader: Overhead (OH)-kostnader. Universitet, högskola och forskningsinstitut får göra påslag för indirekta kostnader enligt den fullkostnadsprincip som de tillämpar. Övriga projektparter får göra påslag för indirekta kostnader med högst 30 procent på sina stödberättigande personalkostnader.

Bidragets storlek och projekttid

Utlysningens totala budget är cirka 40 miljoner kronor. I denna utlysning är det möjligt att söka stöd mellan 500 000 kronor och 4 miljoner kronor. Kravet på medfinansiering från sökande projekt är minst 50 procent av den totala projektbudgeten.

Projekttiden för forsknings- utveckling- eller innovationsprojekt ska vara 12-48 månader. Tidigaste datum för projektstart är 2023-06-01 och projekten ska påbörjas senast 2023-12-01. Projekten ska vara avslutade senast 2027-11-30.

Ansökningar med ett sökt belopp eller omfattning i tid som inte ligger inom ovan angivna intervall kommer att avslås.

Projekten har en dispositionstid om tre månader efter projekttiden är slut. Dispositionstiden är viss given period efter att projektet formellt avslutats och de beviljade medlen som inte ha förbrukats kan disponeras, dvs. projektet kan löpa längre efter projektets beviljade slutdatum. Dispositionstiden kan i vissa fall förlängas på grund av särskilda omständigheter godkända av projektledare och medelsförvaltare, som till exempel sjukdom eller föräldraledighet.

För projekt som är 18 månader eller längre ska en periodisk ekonomisk rapport skickas in varje år. Formuläret öppnas varje år den 1 januari och projektledaren har sedan 3 månader på sig att återrapportera.

Efter dispositionstidens slut har projektledaren ytterligare tre månader på sig att skicka in en ekonomisk och vetenskaplig slutrapportering i en mall som tillhandahålls av Formas.

Språk

Vi rekommenderar att du skriver din ansökan på svenska, eftersom den beredningsgrupp som ska bedöma din ansökan är svenskspråkig. Du kan skriva din ansökan på engelska, men då kommer den inte att översättas till svenska inför bedömning. Projektsammanfattningen ska finnas på både svenska och engelska.

Vem kan läsa ansökan?

Din ansökan (inklusive bilagor) betraktas enligt svensk lag som allmän handling, när den kommit in till Formas. Det innebär att vem som helst kan begära ut och ta del av din ansökan. Innan Formas lämnar ut ansökningar görs alltid en sekretessprövning, men Formas får bara dölja information som har stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Den populärvetenskapliga beskrivningen och projektsammanfattningarna på svenska och engelska kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information. Syftet är att denna text ska kunna användas av Smart Built Environments programkansli vid extern kommunikation om projektet.

Integrera klimat- och miljöhänsyn i planeringen av ditt projekt

Vi på Formas är mycket måna om att de projekt vi finansierar utförs på ett sätt som maximerar positiv och minimerar negativ påverkan på miljö och klimat. Vi uppmanar därför dig som söker medel att utforma projektet så att samverkan sker främst genom digitala mötesformer och att nödvändiga resor genomförs så klimatsmart som möjligt. Vi föreslår också att du redan i projektplaneringen inkluderar åtgärder som minimerar energianvändning och annan resursförbrukning, utsläpp och avfall. Detta kommer dock inte att vara en del av bedömningen av din ansökan.

Läs gärna om Formas eget hållbarhetsarbete Länk till annan webbplats..

Så här ansöker du

Formas har utvecklat sin ansökningsprocess och tillhörande systemstöd inför denna utlysning. Vänligen läs instruktionerna noggrant, även om du har sökt medel tidigare i Smart Built Environment.

Du ansöker i Prisma

Din ansökan till Formas gör du i vårt ansökningssystem Prisma. Där lägger du in den information som behövs för din ansökan.

Utlysningen listas under organisationskonto i Prisma

Organisationsutlysningar är endast synliga när du loggar in på organisationskontot. Klicka först på fliken organisationskonto och gå sedan vidare till länken för organisationsutlysningar. Se Prismas användarstöd för instruktioner om hur man hittar utlysningen i Prisma.

Hitta utlysningen i Prisma Länk till annan webbplats.

Det är den koordinerande parten som ansvarar för all administration i Prisma och som ska anges genomgående som koordinator/medelsfövaltare i ansökan.

Den organisation som ska ta emot och förvalta de medel som Formas betalar ut om projektet får sin ansökan beviljad kallas i Formas ansökningssystem Prisma för medelsförvaltare.

Organisationen behöver vid ansökningstillfället ha ett organisationskonto.

Formas skiljer på medelsförvaltare som kan ta emot medel i alla Formas utlysningar, och medelsförvaltare som kan bli godkända att ta emot medel för ett enskilt projekt.

Universitet, högskolor, de flesta forskningsinstitut och myndigheter med forskningsuppdrag är godkända som medelsförvaltare för alla Formas utlysningar och har redan organisationskonto.

De flesta andra offentliga och privata organisationer behöver bli enskilt godkända som medelsförvaltare i denna utlysning. Dessa organisationer behöver ha ett organisationskonto hos Formas. Om organisationen redan har ett konto i Prisma, kontakta ansvarig forskningshandläggare Anna Gellerstedt (anna.gellerstedt@formas.se) för att organisationen ska bli tillagd i listan med möjliga medelsförvaltare i utlysningen. Detta gäller även om organisationen har sökt i andra utlysningar hos Formas.

Saknar din organisation ett konto i Prisma sedan tidigare, ska en lämplig företrädare (organisationskontoansvarig) ansöka om ett organisationskonto på Prismas webbplats. Ansök om detta i god tid, dock senast den 27 januari 2023.

Ansök om organisationskonto i Prisma Länk till annan webbplats.

Kryssa i Formas och ange i motiveringen för ansökan av organisationskontot att ni vill söka i Smart Built Environment, vilken typ av organisation det gäller samt organisationsnummer.

Om du inte vet om organisationen har ett konto, kontakta forskningshandläggare Anna Gellerstedt (anna.gellerstedt@formas.se) innan ni ansöker om ett nytt konto.

Ansökan ska initieras genom den koordinerade partens organisationskonto. Den som är ansvarig för organisationskontot blir då automatiskt projektledare, detta kan ändras genom att den som är ansvarig bjuder in en annan person att bli projektledare. Om en annan person ska vara projektledare, behöver hen ett personkonto i Prisma. Om den ansvariga för organisationskontot ska vara projektledare, behövs inget personkonto kopplas till ansökan.

Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats.

För att kunna registrera en ansökan måste en hemvist inom organisationen anges. Organisationen måste ha minst en hemvist i sin struktur. Med hemvist menas den avdelning/institution/enhet inom organisationen som söker. Uppgiften om hemgift är obligatorisk när ansökan ska skickas in av den sökande.

Den som är organisationskontoansvarig ska bygga upp en struktur med enheter och underenheter (hemvister) i två nivåer. Detta sker i rullgardinsmenyerna för Medelsförvaltare och Projektets hemvist. De hemvister som den sökande kan välja hämtas från organisationsstrukturen genom inställningarna du som organisationskontoansvarig gjort på organisationskontot.

Om organisationen saknar avdelningar ange en underenhet som heter samma som organisationen. Information om hur du gör detta finns i Prismas användarstöd.

Beskriv hur din organisation ser ut (skapa en struktur) Länk till annan webbplats.

Utlysningen ligger under fliken organisationskonto i Prisma. Klicka först där och gå sedan vidare till länken för organisationsutlysningar. Se Prismas användarstöd för instruktioner om hur man hittar utlysningen i Prisma.

Alla gränser för maximalt antal tecken avser tecken inklusive mellanslag. En rekommendation är att välja teckensnitt Arial i teckenstorlek 12 för den information som skrivs in i samtliga textrutor.

Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av projektet under följande delar:

Grundinformation

  • Sökt antal månader som ansökan avser.
  • Startmånad (Projektstart tidigast den 1 juni 2023; Projektstart senast den 1 december 2023)
  • Beräknad projekttid: Projekttiden beräknas automatiskt i Prisma, utifrån startdatumet och antalet månader som fyllts i.
  • Projekttitel på svenska och engelska (200 tecken inklusive mellanslag)
  • Vilken typ av projekt söker du finansiering för?
    • a. Forsknings-, utvecklings- eller innovationsprojekt
    • eller b. Fortsättningsprojekt
  • Underinriktning: Ange vilket eller vilka temaområden inom Smart Built Environment som projektet främst bidrar till. Minst ett temaområde ska anges:
    • Innovationer och nya tillämpningar;
    • Kunskap och kompetens;
    • Informationsinfrastruktur;
    • Värdekedjor och affärsmodeller

Läs mer om temaområden på Smart Built Environment Temaområden Länk till annan webbplats..

  • Populärvetenskaplig beskrivning på svenska (4 500 tecken inklusive mellanslag). Den populärvetenskapliga beskrivningen kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i detta fält bör därför inte innehålla känslig information.
  • Populärvetenskaplig beskrivning på engelska (4 500 tecken inklusive mellanslag).
  • Sammanfattning på svenska och engelska (2 000 tecken inklusive mellanslag vardera). Projektsammanfattningarna kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information.

Projektbeskrivning

Maximalt 20 sidor. Projektbeskrivningen laddas upp som en fil och storleken kan inte överstiga 4 MB. Vänligen inkludera inte någon budget i projektbeskrivningen.

Mall för projektbeskrivning (word) , 64.5 kB.

Läs bakgrundstexten och utlysningens syfte och inriktning noga. Ta även del av bedömningskriterierna under Hur går bedömningsprocessen till innan ni fyller i beskrivningen. Adressera alla kriterier i er ansökan.

Projektbeskrivningen ska tydligt beskriva projektet utifrån de bedömningskriterier som anges under rubriken Hur går bedömningsprocessen till.

Referenslista

Maximalt 2 sidor. Denna del av ansökan är frivillig att fylla i och kan användas för att lista referenser som styrker texten i projektbeskrivningen. Referenslistan laddas upp som en fil och storleken kan inte överstiga 4 MB.

Budget och övrig information

Projektets budget och övrig information om samtliga organisationer som deltar i ansökan redogör du för i Prisma. I Prisma skrivs hela det sökta beloppet ut, exempelvis skrivs 1 miljon kronor: 1 000 000 kronor.

I budgeten redogörs för hela projektets kostnader och finansiering (inte bara medel som söks från Formas). Medelsförvaltaren ska fylla i information och budget för koordinerande projektpart och varje projektpart. Prisma summerar automatiskt kostnader och finansiering för projektet som helhet.

Följande uppgifter ska anges i projektets budget:

Information om medelsförvaltaren och varje projektpart

Uppgifterna samlas in och fylls i av medelsförvaltare. Koordinerande part ska vara samma som medelsförvaltare. Detta är obligatoriska uppgifter som måste fyllas i per part för samtliga parter i projektet.

  • Organisationens namn
  • Organisationsnummer
  • Adress, postnummer, postort, land
  • Årsomsättning (avser universitetets, högskolans, institutets, företagets eller organisationens totala omsättning respektive försäljning under förevarande beskattningsår, anges i siffror exempelvis 3 500 000)
  • Balansomslutning (avser summan av tillgångssidan alternativt summan av skulder och eget kapital i ett företags eller organisations balansräkning, anges i siffror exempelvis 5 500 000)
  • Antal anställda
  • Kontaktperson
  • E-post till kontaktperson
  • Namn på arbetsplats, adress, postnummer, postort, land där huvuddelen av arbetet kommer att genomföras.

Kostnader

  • Personalkostnader: Stödberättigande personalkostnader hos företag och annan ekonomisk verksamhet får beräknas till högst 800 kronor per timme. Universitet, högskola eller forskningsinstitut omfattas inte av denna begränsning. Det belopp som anställda vid universitet, högskola eller forskningsinstitut kan få beviljat får aldrig överskrida hundra procent av en heltidsanställning. Det innebär också att någon som har fullständig lönefinansiering under hela projekttiden inte kan få ytterligare medel för lön. Forskare som är heltidspensionerade kan inte få finansiering för sin egen lön.
  • Utrustning, byggnader och mark: Det belopp du maximalt kan bli beviljad för utrustning och avskrivningskostnader för utrustning är sammanlagt maximalt 500 000 kronor.
  • Kostnader för konsulter och licenser med mera: För att kostnaderna för konsulter och licenser ska vara stödberättigande krävs att de köps eller licensieras från externa aktörer på marknadsmässiga villkor samt att aktivitet och omfattning framgår av projektbeskrivningen.
  • Övriga direkta kostnader: Till övriga direkta kostnader räknas exempelvis förbrukningsartiklar, resor, konferenser och publicering i tidskrifter och databaser som tillämpar öppen tillgång.
  • Indirekta kostnader (Overhead-kostnader): Universitet, högskola och forskningsinstitut får göra påslag för indirekta kostnader enligt den fullkostnadsprincip som de tillämpar. Övriga projektparter får göra påslag för indirekta kostnader med högst 30 procent på sina stödberättigande personalkostnader. Formas beviljar inte medel för overhead på kostnader som du skriver av för utrustning eller för lokaler.

Finansiering

I ansökan kan fyra typer av finansiering anges:

  • Sökt bidrag från Formas: Anger vilket belopp som söks från Formas inom ramen för utlysningen. Beloppet kan inte överstiga totala kostnader. Om sökt belopp understiger totala kostnader kommer resterande belopp automatiskt räknas ut och redovisas under Egen finansiering.
  • Annat stöd (offentligt): Om medel för relaterade projekt har erhållits med finansiering från Formas eller annan offentlig finansiär
  • Annat stöd (privat): Om medel från annat privat företag eller organisation bidrar med extern finansiering till projektet.
  • Egen finansiering: Anger projektparternas egna bidrag i form av tid, kontanter och andra resurser. Om projektparten går in med egen finansiering i projektet räknas den automatiskt fram i fältet för egen finansiering.

Sökt bidrag från Formas får maximalt uppgå till 50 procent av den totala projektbudgeten. Om annat stöd från offentlig finansiär ingår i projektbudgeten, får detta stöd tillsammans med sökt bidrag maximalt uppgå till 50 procent av den totala projektbudgeten.

Egen finansiering och annat stöd från privata aktörer utgör tillsammans projektets medfinansiering. Denna del ska uppgå till minst 50 procent av den totala projektbudgeten. Projektpart från offentlig sektor som bidrar med egen finansiering kan räknas in i medfinansieringen. Kontakta Johan Hansson (johan.hansson@formas.se) om du är osäker på vad som kan räknas som medfinansiering.

Projektkonsortiet får själv bestämma hur de vill dela på bidrag, kostnader och medfinansieringsnivåer så länge projektet som helhet är medfinansierat till minst 50 procent och följer reglerna om statligt stöd (se rubriken Regler för statligt stöd till företag och andra organisationer). En medverkande projektpart kan alltså

  • endast söka bidrag från Formas;
  • endast bidra med egen finansiering eller
  • söka bidrag och bidra med egen finansiering.

Finansieringen för annat stöd (offentligt/privat) och egen finansiering ska vara säkerställd när ansökan skickas in till denna utlysning.

Motivering av personalkostnader i budget (max 500 tecken inklusive mellanslag)

Här specificerar ni den genomsnittliga timkostnaden för budgeterade personalkostnader. Med personalkostnader avses löner inklusive sociala avgifter och andra obligatoriska avgifter kopplade till lön. Stödberättigande personalkostnader hos företag och annan ekonomisk verksamhet får beräknas till högst 800 kronor per timme. Universitet, högskola eller forskningsinstitut omfattas inte av denna begränsning.

Andra kostnader som kräver förklaring kan skrivas in här också. Detta är ett fält på maximalt 500 tecken inklusive mellanslag.

Prisma beräknar automatiskt stödnivå och medfinansieringsgrad. Beräknad stödnivå är preliminär och kan justeras inför Formas beslut om beviljat bidrag.

Budgetspecifikation (max 2 000 tecken inklusive mellanslag)

Här förklarar/motiverar koordinerande projektpart budgeten i ord. Här anges de overheadkostnader som tillämpas i ansökan. Formas beviljar inte medel för overhead på kostnader som ni skriver av för utrustning eller lokaler.

Här anger ni också eventuella konsultkostnader och omfattningen på konsultens medverkan. Ange även vilken eller vilka projektparter som står för konsultkostnaderna. Sökande uppmanas att vara tydlig med att beskriva samtliga kostnader i relation till de aktuella aktiviteterna inom projektet.

Etik

Du ska ange om det finns särskilda etiska aspekter i projektet. Då ska du redovisa vilka de aktuella etiska frågorna är och hur du planerar att hantera dem. Det kan till exempel röra sig om forskning som utnyttjar personuppgifter eller forskning som innefattar försök på människor eller djur.

Om du forskar på människor, mänsklig vävnad eller känsliga personuppgifter måste du få etiskt godkännande från Etikprövningsnämnden. Om det handlar om försök på djur måste du också ha ett etiskt godkännande. Det kan du ansöka om i Jordbruksverkets e-tjänst.

Du ska ange i din ansökan om du har ett etiskt godkännande eller inte. Om du inte har det, och din ansökan beviljas medel ska du ha ett etiskt godkännande innan de beskrivna försöken påbörjas.

Om din forskning inte förväntas innebära sådant som kräver etiskt godkännande ska du skriva detta, och motivera hur och varför.

Klassificeringar

Formas använder projektets klassificeringar i analyser och underlag på en övergripande nivå. Klassificeringarna görs genom att den sökande anger ämnesområde, forskningsämne (SCB-kod), minst ett globalt mål för hållbar utveckling som projektet kan bidra till samt nyckelord.

  • Ämnesområde
    Välj projektets ämnesområde och lägg till en underrubrik.
  • Forskningsämne (SCB-kod)
    Välj minst ett forskningsämne och två undernivåer som skapar den sammanslagna koden.
  • Nyckelord
    Ange minst ett och max tre nyckelord som beskriver projektet.

Medelsförvaltare – organisationen som tar emot bidraget

  • Välj medelsförvaltare i rullistan. Om du inte hittar den organisation som ska stå som koordinerande projektpart, se rubriken Organisationskonto under avsnittet Så här ansöker du.
  • Välj hemvist i rullistan. Om du inte hittar rätt hemvist, se rubriken Sökande från medelsförvaltare som behöver bli enskilt godkända under avsnittet Så här ansöker du.

Lista medverkande

Redovisa samtliga projektdeltagare med namn, organisation samt roll i projektet. Fyll i uppgifterna i valfritt tabellformat, spara dokumentet som en PDF-fil och ladda upp under obligatoriska bilagor i Prisma. Det går endast att ladda upp PDF-format i Prisma.

Bilagor: Medverkandes CV

Det är obligatoriskt att bifoga CV för projektledaren och minst en medverkande nyckelperson. Du kan frivilligt lägga till CV för sex medverkande i projektet. Max 2 A4-sidor per CV.

Organisationskontoansvarig registrerar ansökan

När ansökan är ifylld måste den registreras, skickas in och signeras av organisationskontoansvarig. Signering av en registrerad ansökan görs av organisationskontoansvarig, och kan ske på två sätt:

  1. Om organisationskontoansvarig är samma person som projektledare, registrerar denne personansökan och signering sker per default vid registrering.
  1. Om projektledare är en annan person än organisationskontoansvarig, gör projektledaren ansökan klar och sedan måste medelsförvaltaren (den organisationskontoansvariga eller användare med roll ansökansansvarig) registrera och skicka in ansökan. Signering av ansökan sker då per default vid registrering.

Projektledaren kan när som helst under arbetet med ansökan gå in på fliken kontrollera och registrera. Där listas eventuellt saknade obligatoriska uppgifter eller andra orsaker som kan hindra att ansökan kan registreras.

Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats.

Obs! När ansökningstiden har gått ut kan komplettering av ansökan endast ske i särskilda fall på begäran från Formas

Efter du har lämnat in din ansökan

Först genomför Formas en kontroll av att ansökan uppfyller de formella krav som ställs i utlysningen. Om ansökan inte uppfyller kraven avslås den.

Följande krav kommer att kontrolleras i denna utlysning:

  • Att sökt belopp per projekt inte överstiger 4 miljoner kronor.
  • Att projekten inte sökt för mer än 4 år och ska vara minst 12 månader.
  • Krav på medfinansiering 50 procent för projektet som helhet från näringsliv eller andra icke-akademiska parter.
  • Projektparterna ska vara juridiska personer (dvs inga enskilda firmor eller annan olämplig företagsform).
  • Minst två organisationer ska delta som projektparter i projektet, varav minst en ska komma från näringslivet eller offentlig verksamhet.
  • Att internationella projektdeltagare inte tar del av bidraget.
  • Det är inte tillåtet att inkomma med samma ansökan med olika huvudsökanden. Samtliga slutregistrerade ansökningar, som har snarlikt innehåll, kommer att avslås.
  • Att projektbeskrivningen ska vara skriven i den mall som tillhandahålls. Mall för projektbeskrivning (word) , 64.5 kB.

Om något eller flera av dessa krav inte är uppfyllda avslås din ansökan. Det innebär att ansökan inte går vidare till granskning.

Alla ansökningar bedöms sedan av en extern beredningsgrupp utifrån det som finns beskrivet i ansökan. Därför är det viktigt att ansökan är så tydlig som möjligt i sitt innehåll och att all viktig och relevant information finns med.

Sammanfattning av beredningsprocessen:

  1. De ansökningar som uppfyller de formella kraven kommer att bedömas utifrån bedömningskriterier av externa oberoende granskare. Detta resulterar i en ranking av ansökningarna och en rekommendation till finansiering.
  2. Formas fattar beslut om vilka projekt som ska finansieras.
  3. Beslut meddelas till sökande, Smart Built Environments programkansli och offentliggörs på Formas och Smart Built Environments webbplatser.

Bedömningskriterier

Ansökan bedöms enligt följande kriterier:

Relevans

  • Projektet kan väsentligt bidra till utlysningens syfte och mål.
  • Projektets problemformulering är tydlig.
  • Projektet adresserar temaområden Länk till annan webbplats. och effekter enligt programmets effektlogik Länk till annan webbplats..
  • Utformningen av projektet och dess förväntade resultat har tagit hänsyn till relevanta intressenters behov och förutsättningar.
  • I ansökan framgår den affärsmässiga, eller verksamhetsmässiga, nytta som resultaten av projektet bedöms ha för företaget/organisationen, eller för sektorn.

Potential

  • Projektets tänkta resultat är nytänkande eller väsentligt bättre än tillgängliga lösningar på den aktuella marknaden.
  • Projektet tänkta resultat har förmåga att bidra till effekter enligt programmets effektlogik.
  • Projektens potential att bidra till ökad jämlikhet genom inkludering i projektet eller i det resultat som projektet bidrar till.

Genomförande

  • Planerade aktiviteter och metoder är realistiska och ändamålsenliga för att uppnå förväntat resultat under projekttiden.
  • Tidsplan och budget är realistisk och ändamålsenlig i förhållande till projektets syfte och mål.
  • Plan för hur projektets resultat ska nyttiggöras är väl beskriven och ändamålsenlig.
  • Eventuella etiska överväganden är väl beskrivna och planen för hur dessa hanteras är ändamålsenlig.
  • Jämlikhetsaspekter är väl integrerade i projektets genomförande.

Aktörer

  • Projektets organisation och samlade kompetens är ändamålsenlig för genomförandet av projektet, inklusive nyttiggörandet av projektets resultat.
  • Projektet sker i samverkan med relevanta intressenter eller användare. Projektdeltagarnas medverkan är väl beskriven och ändamålsenlig för projektets mål
  • Projektgruppen (nyckelpersoner) är väl sammansatt med avseende på jämställdhet. Relevant när projektgruppen består av fler än 3 personer.

Beslut om vilka projekt som beviljas medel förväntas fattas den 18 maj 2023. Vi offentliggör besluten senast dagen efter på Formas webbplats och du får en e-post när du kan ta del av beslutet i Prisma. Beslut om bidrag kan ej överklagas.

Samtliga beviljade projekt ska återrapportera till Formas med avseende på ekonomi och projektresultat tre månader efter dispositionstidens slut. Dispositionstiden är viss given period efter att projektet formellt avslutats och de beviljade medlen som inte ha förbrukats kan disponeras, dvs. projektet kan löpa längre efter projektets beviljade slutdatum. Dispositionstiden kan i vissa fall förlängas på grund av särskilda omständigheter godkända av Formas, gällande projektledare och medelsförvaltare, som till exempel sjukdom eller föräldraledighet.

För projekt längre än 18 månader ska dessutom en ekonomisk lägesrapportering lämnas till Formas årligen. Samtliga rapporteringar görs i Prisma.

Ekonomisk återrapportering i Prisma. Länk till annan webbplats.

Formas kan komma att ställa krav på hur projekten ska redovisas vad gäller innehåll och resultat för att möjliggöra spridning och nyttiggörande. Detta kommer att framgå av beslutet till projektet vid eventuell finansiering. Formas kan också komma att ställa krav kring deltagande i konferenser och liknade för att skapa synergier och plattformar för lärande och kunskapsutbyte.

Resultat från forskning finansierad av Formas ska publiceras med öppen tillgång.

Du ska även ha en datahanteringsplan för den data som produceras i projektet. Om du får finansiering från oss ska du ta fram en sådan plan. Planen ska inte skickas in till oss men du ska på förfrågan kunna uppvisa planen. Genom att signera våra bidragsvillkor intygas att en datahanteringsplan kommer att finnas innan forskningen påbörjas och att den underhålls.

Öppen tillgång till forskningsresultat och data Länk till annan webbplats.

SweCRIS

Formas överför information om beviljade bidrag till SweCRIS, en nationell databas över bidragsfinansierad forskning som inrättats på uppdrag av regeringen.

Stöd, genvägar och mallar

Jag hittar inte utlysningen i Prisma

Anledningen till att du inte kan hitta utlysningen i Prisma är att den är en organisationsutlysning. Därför kan bara organisationskontoansvarig som kan hitta utlysningen i Prisma. Organisationskontoansvarig kan sedan lägga till en ansökningsansvarig.

Jag är organisationskontoansvarig men hittar inte utlysningen i Prisma

Logga in med organisationskontot och välj ”Organisationskonto”, och därefter ”Organisationsutlysningar” längst ner i menyn på vänster sida.

Hur ansöker jag om ett organisationskonto?

För att skapa ett organisationskonto klicka på knappen Anhåll om organisationskonto Länk till annan webbplats. via Prismas startsida.

Vid anhållan om organisationskonto ska du ange i motivering om du avser att söka i Smart Built Environment, vilken typ av organisation det gäller samt organisationsnummer.​

Den person som anges som organisationskontoansvarig ska vara en behörig företrädare för organisationen. Det behöver inte vara en firmatecknare. Om den som är organisationsansvarig inte har ett personkonto i Prisma sedan tidigare kommer det att skapas ett sådant i samband med anhållan om organisationskonto. Personkontot måste aktiveras och kompletteras med ett antal basuppgifter innan uppgifter i Prisma kan utföras. Om personen har ett personkonto i Prisma sedan tidigare ska e-postadressen knutet till det kontot anges vid anhållan.

Vem ska påbörja utkastet till ansökan

En behörig användare på organisationskontot med rollen Ansökningsansvarig eller Organisationskontoansvarig.

Vi är en liten organisation. Varför behöver vi lägga in underenheter på kontot?

Innan en ansökan kan registreras hos Formas måste ni fylla i en organisationsstruktur. Det måste finnas minst en undernivå i organisationen. Det kan vara avdelning, arbetsplats, institution eller liknande beroende på hur din organisation ser ut. Hos mindre organisationer saknas ofta organisatorisk undernivå, då kan den anges genom att en ändelse läggs till organisationens namn. I en större organisation med flera medarbetare styr strukturen vem som får signera dokument och rapportera till Formas. Du kan som organisationskontoansvarig när som helst komplettera strukturen.

Varför hittar jag inte min medelsförvaltare i rullisten på fliken medelsförvaltare i ansökningsformuläret?

Om din medelsförvaltare inte finns tillgänglig i rullisten på fliken medelsförvaltare i ansökningsformuläret beror det troligtvis på att de inte godkänts som medelsförvaltare för utlysningen/finansiären, eller att de inte har slutfört sitt organisationskonto. Medelsförvaltare ska kontakta ansvarig forskningshandläggare (anna.gellerstedt@formas.se) eller forskningssekreterare (aleh.kliatsko@formas.se) för utlysningen så att organisationen kan bli tillagda i listan av möjliga medelsförvaltare i Prisma för denna specifika utlysning. Detta gäller även om organisationen blivit godkänd i en tidigare omgång av utlysningen.

Vanliga frågor om inskränkningar på kostnadsslagen, som gäller för organisationer som kan komma ifråga för beviljning av bidrag

För företag och annan ekonomisk verksamhet gäller

  • Personalkostnader får beräknas till högst 800kr per timme i genomsnittper part
  • Indirekta kostnader får högst beräknas till 30% av de stödberättigade personalkostnaderna
  • Förekommande konsultkostnader ska köpas eller licensieras från externa aktörer till marknadsmässiga villkor, aktivitet och omfattning ska framgå av projektbeskrivningen och i budgetmotivering.

Stödberättigade kostnader Formas (pdf) Länk till annan webbplats.

Vilka statsstödsregler gäller för organisationer som kan komma ifråga för beviljning av bidrag?

För företag och annan ekonomisk verksamhet gäller

Stöd enligt GBER Allmänna gruppundantagsförordningen

Grundforskning stödnivå

100%

100%

100%

Industriell forskning stödnivå

50%

60%

70%

Experimentell utveckling stödnivå

25%

35%

45%

Stödet får inte ges till företag och annan ekonomisk verksamhet i ekonomiska svårigheter 

Försumbart stöd enligt de minimis-förordningen (EU) nr 1407/2013

  • Takbelopp 200 000 euro på 3 år (innevarande beskattningsår och 2 år bakåt) maximal stödnivå 100%.
  • Stödet får inte ges till företag och annan ekonomisk verksamhet i ekonomiska svårigheter
  • Formas tar in intyg för annat försumbart stöd innan eventuellt beslut.

Kontakta gärna verksamhetsutvecklare Johan Hansson om du har specifika frågor om budget och statsstödsregler.

Regler för statligt stöd - för företag och annan ekonomisk verksamhet

Förordning (2017:195) om stöd till forskning och utveckling samt innovation inom miljö, areella näringar och samhällsbyggande Svensk författningssamling 2017:2017:195 t.o.m. SFS 2020:1088 (riksdagen.se) Länk till annan webbplats.

Hur ska jag ange kostnader för lokaler respektive OH-kostnader, samt i förekommande fall för utrustning, mark och byggnader?

Indirekta kostnader (overhead) är allmänna omkostnader som inte uppkommer som en omedelbar följd av projektet men som ändå kan relateras till kostnaderna för att genomföra projektet. Detta innefattar exempelvis kostnader för ordinarie verksamhetslokaler och städning. Påslag för indirekta kostnader med högst 30 % på sina stödberättigande personalkostnader. Det betyder att om de faktiska indirekta kostnaderna är lägre ska påslag göras med verkliga indirekta kostnader.

För instrument, utrustning och byggnader är det avskrivningskostnaderna som är stödberättigande. Dessa kostnader är bara stödberättigande i den utsträckning och under den tid som de tas i anspråk i projektet. För mark är verkliga kapitalkostnader eller hyra stödberättigande i den utsträckning och under den tid som marken tas i anspråk i projektet.

Vad gäller när medverkande går in som konsult respektive projektpart?

Konsultkostnader är forskningstjänster, tekniskt kunnande och andra konsulttjänster och motsvarande tjänster som uteslutande används för projektet. För att kostnaderna ska vara stödberättigande krävs att de köpts in eller licensierats från externa aktörer på marknadsmässiga villkor samt att aktivitet och omfattning framgår av projektbeskrivningen. Projektparter betraktas inte som externa i förhållande till varandra och därför är den här typen av kostnader mellan projektparter inte stödberättigande. Om konsulten i något avseende är närstående till projektpart kan kostnaden dock vara stödberättigande. Kostnaden som får tas upp är då den faktiska personalkostnaden, som högst får beräknas till maximalt 800 kr per timme.

Hur ska projektparter få del av medlen som beviljats projektet?

Hanteringen av medel kan ske genom rekvisition eller annat sätt som överenskommits mellan parterna och medelsförvaltaren. En rekvisition kan utformas som ett fakturaliknande dokument och utgör underlag för utbetalningen. I rekvisitionen bör det finns en hänvisning till fattat beslut, som ligger till grund för utbetalningen

Ska moms tas upp vid redovisning av bidraget?

Samtliga stödberättigade kostnader ska redovisas exklusive moms. Det innebär att momsen som huvudregel inte är stödberättigande kostnad. Om du som projektpart inte är momsredovisningsskyldig kan dock momsen utgöra en faktisk kostnad och är då stödberättigande. Endast och ni som projektpart kan styrka att momsen är en faktisk kostnad får den tas upp och utgöra en del av de stödberättigande kostnaderna. Ni ska då ta upp momsen ihop med den kostnad momsen är hänförlig till och inte separat.

Samma princip gäller för rekvisition av medel från medelsförvaltare och övriga parter. Det utgör inte omsättning av vara eller tjänst utan är en transferering i enlighet med beslut om bidrag. I och med att det inte är fråga om omsättning ska moms inte läggas på bidraget.

Kan medverkande sökande (forskare) bjudas in till ansökan?

Eftersom detta är en organisationsansökan kan medverkande sökande (forskare) inte bjudas in. Om du vill ha hjälp att fylla i ansökan kan du bjuda in personer som administratörer.

Observera att det är viktigt att ange rätt mejladresser till medverkande administratörer när du bjuder in dem till din ansökan. Ange den mejladress som är kopplat till deras personkonto i Prisma. Du kan inte registrera en ansökan med en obesvarad inbjudan. Det går att återta en skickad inbjudan.

Vad ska ansökan innehålla?

En ansökan brukar består av ett formulär och olika bilagor, t.ex. projektbeskrivning. Läs mer under Vad ska ansökan innehålla

Varför kan jag inte klicka på ”Registrera” i ansökningsformuläret?

Förmodligen har du inte fyllt i alla obligatoriska uppgifter som krävs av utlysningen. Du kan inte heller registrera ansökan om det finns obesvarade inbjudningar till medverkande administratörer. Inbjudningarna går att radera.

Exakt vilken information som saknas kan du se i din ansökan under fliken Kontrollera och registrera. Länkarna leder till den del av formuläret där informationen saknas.

Hur registreras ansökan?

När all information är ifylld i ansökan och du vill lämna in din ansökan ska ansökningsansvarig eller organisationskontoansvarig registrera ansökan.

  1. klicka på rutan framför Jag accepterar villkoren för ansökan för att godkänna villkoren; och
  2. klicka på Registrera för att skicka in din ansökan till Formas. Registrera din ansökan i god tid innan utlysningen stänger i fall något tekniskt problem uppstår.

Är du projektledare utan rollen ansöknings- eller organisationskontoansvarig kan du inte registrera ansökan. Du kan när du anser dig färdig med ansökan via fliken registrera skicka ett meddelande till behöriga företrädare att ansökan är redo för registrering. Det är viktigt att ni är ute i god tid och att den som ska registrera ansökan finns tillgänglig för detta innan utlysningens deadline.

Observera att en registrerad ansökan kan avregistreras ända fram till sista ansökningsdagen. När ansökan är avregistrerad får den åter status ”Utkast” och du kan göra ändringar och tillägg. Du måste åter registrera ansökan innan ansökningstiden gått ut för att den ska kunna slutregistreras.

Hur signerar jag min ansökan?

När ansökan är ifylld måste den registreras, skickas in och signeras av organisationskontoansvarig. Signering av en registrerad ansökan görs av organisationskontoansvarig, och kan ske på två sätt:

  1. Om organisationskontoansvarig är samma person som projektledare, registrerar denne personansökan och signering sker per default vid registrering.
  2. Om projektledare är en annan person än organisationskontoansvarig, gör projektledaren ansökan klar och sedan måste medelsförvaltaren (den organisationskontoansvariga eller användare med roll ansökansansvarig) registrera och skicka in ansökan. Signering av ansökan sker då per default vid registrering. Projektledaren kan när som helst under arbetet med ansökan gå in på fliken kontrollera och registrera. Där listas eventuellt saknade obligatoriska uppgifter eller andra orsaker som kan hindra att ansökan kan registreras. Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats..

OBS! När ansökningstiden har gått ut kan komplettering av ansökan endast ske i särskilda fall på begäran från Formas.

Vi har blivit ombedda att komplettera vår ansökan. Hur gör vi?

När en organisationsansökan öppnas av Formas för komplettering är det lite krångligt om projektledaren inte är organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig på organisationen. Då går det till så här för att kompletteringen ska kunna utföras:

  1. Organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig går in i ansökansformuläret och öppnar för redigering.
  2. Projektledaren går in i ansökansformuläret och gör ändringarna.
  3. Organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig registrerar ansökan.

Koordinerande projektpart (huvudsökande)

En organisation som samordnar projektet och är medelsförvaltare, dvs. mottar Formas utbetalningar, rapporterar projektet enligt anvisningar och meddelar Formas eventuella ändringar.

Projektledare

En person som den koordinerande projektparten utsett till projektledare. Projektledare leder arbetet med planering och genomförande av projekt.

Projektpart

En organisation som genomför projektet – oavsett om den får bidrag eller inte, dvs. bidrar med egen finansiering. En underleverantör är inte en projektpart.

Medelsförvaltare

Medelsförvaltaren är den organisation som mottar Formas utbetalningar och överför pengar till övriga organisationer som är bidragsmottagare i projektet, rapporterar projektet enligt anvisningar och meddelar Formas eventuella ändringar.

Medelsförvaltare för alla typer av utlysningar

Organisation som kan söka i alla typer av utlysningar hos Formas. Dessa är universitet, högskolor, forskningsinstitut och statliga myndigheter med forskningsuppdrag.

Medelsförvaltare för ett enskilt projekt (se avsnitt Så här ansöker du)

Organisation som kan söka medel i enstaka utlysningar hos Formas och få beviljat medel för ett enskilt projekt. Dessa är företag, föreningar, branschorganisationer, styrelser, fonder och kommuner.

Hemvist

En hemvist kan exempelvis vara en institution, en avdelning eller enhet inom organisationen som söker.

Små och medelstora företag enligt EU:s definition

Små företag är de som har mellan 10 och 49 anställda och vars omsättning eller balansomslutning inte överstiger 10 miljoner euro per år. Medelstora företag är de som har mellan 50 och 249 anställda och har en årsomsättning om högst 50 miljoner euro eller en årlig balansomslutning om högst 43 miljoner euro. För företag som har mindre än 10 anställda tillämpas samma regler som för små företag. Observera att verksamhetstypen enskild firma inte kan beviljas medel, vilket innebär att ansökningar som innefattar enskild firma kommer att avslås. EU:s definition av små och medelstora företag, SME Länk till annan webbplats.

Revisionshistorik

8 november 2022: Texten under rubriken ''Det här ska ansökan innehålla'' har kompletterats med frågan: Vilken typ av projekt söker du finansiering för? a. Forsknings-, utvecklings- eller innovationsprojekt eller b. Fortsättningsprojekt.


Kontakt

Ansvarig på Formas

För administrativa frågor och frågor om Prisma

För frågor om budget, finansiering och stöd till företag

För frågor angående utlysningens bakgrund, syfte och önskade effekter

Kristina Gabrielii, programchef, Smart Built Environment
070-259 56 57
kristina.gabrielii@iqs.se

För tekniska frågor om Prisma

Prisma IT-support Länk till annan webbplats.

Uppdaterad:18 november 2022