Smart Built Environment – Innovationsidén

VAD KAN DU SÖKA FÖR?

Sök medel för att utveckla idéer som kan leda till innovationer, eller testa tidigare utvecklade idéer inför implementering och/eller uppskalning i daglig verksamhet. Projekten som beviljas bidrag ska bidra till en hållbar utveckling av samhällsbyggandet, med fokus på digitalisering och/eller industriella processer.

VEM KAN SÖKA?

Små och medelstora företag och små eller medelstora kommuner kan söka bidrag i utlysningen. Större organisationer kan söka medel, men av ansökan bör då tydligt framgå hur små och medelstora företag respektive små och medelstora kommuner kan dra nytta av resultaten.

HUR MYCKET KAN DU SÖKA?

Maximalt 300 000 kronor. Projektlängd max 12 månader.

Stängd: Beslutsdatum: 2022-11-30 17:00.

Syftet med utlysningen är att öka möjligheterna för små och medelstora företag samt små och medelstora kommuner att utveckla idéer som kan leda till innovationer. Det kan också handla om att få en chans att arbeta vidare med tidigare utvecklade idéer som har behov av tester i mindre skala inför implementering och/eller uppskalning i daglig verksamhet.

Nytt webbinarium: Öppet hus/frågestund

  • Måndag 3 oktober kl. 14.30

Välkommen till öppet hus och frågestund om utlysning. Ställ frågor om Prisma, budget, finansiering och statligt stöd.

Har du missat webbinariet?

Här finns en presentation , 1.2 MB. med mer information.

Utlysningen ska, i enlighet med Smart Built Environments mål, bidra till en hållbar utveckling av samhällsbyggandet. Digitalisering och industriella processer ska vara centrala metoder i arbetet för de projekt som beviljas stöd. Ansökningarna kan adressera såväl processer, samarbetsformer, affärsmodeller som teknik.

I normalfallet bedöms projekt i denna utlysning kunna leda till att en idé utvecklas till en högre nivå. Nästa steg för projektet kan vara finansiering av större insatser genom Smart Built Environments övriga utlysningar, eller genom annan kapitalinsats. I undantagsfall bedöms bidrag från denna utlysning kunna leda direkt till implementering.

De projekt som söker bidrag ska:

  • Bidra till ett hållbart samhällsbyggande med digitalisering och industriella processer i fokus.
  • Om relevant, tydligt bidra till ökad jämlikhet i samhällsbyggandet och i förekommande fall i ansökan tydligt beskriva på vilket sätt projektet bidrar Smart Built Environment Jämlikhetsguide Länk till annan webbplats.
  • Utveckla idéer/lösningar som är skalbara och möjliga att tillämpa i olika miljöer (till exempel i planerings- och tillståndsprocesser i kommuner, regioner eller i bygg- och anläggningsprojekt)

Projekten ska adressera minst ett av programmets fyra temaområden Smart Built Environment Temaområden Länk till annan webbplats.. Projekten ska bidra till och adressera en eller flera av de ”kortsiktiga effekter 2024” som beskrivs i effektlogiken. Smart Built Environment Effektlogik 2.0 Länk till annan webbplats.

Det strategiska innovationsprogrammet Smart Built Environment är en plattform som samlar aktörer verksamma i hela samhällsbyggnadssektorn i syfte att nå programmets övergripande mål och effekter för ett mer hållbart samhällsbyggande med digitalisering och industriella processer som möjliggörare.

Såväl inom programmet som i omvärlden sker utvecklingen inom digitalisering och industrialisering i ett högt tempo, och det krävs att sektorn ökar takten i omställningen till nya arbetssätt och metoder. Smart Built Environment genomför varje år en stor årlig utlysning. I fokus för den årliga utlysning är större forsknings-, innovations- och utvecklingsprojekt, där flera aktörer samarbetar i projekt som sträcker sig över ett till fyra års tid. Den här utlysningen kompletterar den årliga utlysningen och ger möjlighet att testa idéer eller tidigare utvecklade lösningar i mindre skala, samt möjliggöra framför allt för små och medelstora organisationer att söka.

Små och medelstora företag (EU:s definition av små och medelstora företag, SME) och små eller medelstora kommuner (grupp C) enligt indelning från Sveriges Kommuner och Regioner Länk till annan webbplats. kan söka bidrag i utlysningen. Större organisationer och akademi/institut kan söka medel, men av ansökan bör då tydligt framgå hur resultaten kommer till nytta för små och medelstora företag respektive små och medelstora kommuner i enlighet med utlysningens syfte.

För aktörer som bedriver ekonomisk verksamhet, exempelvis kommunala bolag, företag och andra organisationer, tillämpar Formas EU:s regler för statligt stöd, se under rubriken Regler för statligt stöd till företag och andra organisationer i utlysningstexten.

Innan du ansöker

All information om vad ansökan ska innehålla, hur du går till väga för att söka och om bedömningsprocessen finns i texten nedan.

Utskriftsvänlig version av utlysningstexten Länk till annan webbplats.

Den sökanden ska vara en svensk organisation, det vill säga en juridisk person som är knuten till ett organisationsnummer.

Huvudsökandens organisation måste kunna ta emot och förvalta de medel som Formas betalar ut till ett beviljat projekt. Formas skiljer på medelsförvaltare, som kan ta emot medel i alla Formas utlysningar, och medelsförvaltare som kan bli godkända att ta emot medel i en enskild utlysning. Huvudsökandens organisation måste vara godkänd som medelsförvaltare under någon av dessa två former. Se vidare längre fram, under rubriken Så här ansöker ni.

Alla projekt som söker medel hos Formas ska ha en ansvarig projektledare. Projektet ska genomföras av de personer som är angivna i ansökan. Det är inte tillåtet att skicka in samma ansökan med olika huvudsökande. Ansökningar som har samma innehåll kommer att avslås.

Kravet på medfinansiering från sökande projekt är minst 50 % av den totala projektbudgeten. Företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet och som vill söka medel från Formas omfattas av regler för statligt stöd, se avsnittet Regler för statligt stöd till företag och andra organisationer.

Formas arbetar för en jämlik, jämställd och inkluderande samhällsutveckling. Det innebär att sökande bör utforma projektet så att resultaten kan gynna en mångfald av människor och att en projektgrupp utformas med hänsyn till jämn könsfördelning. Hänsyn bör tas även till fördelning av inflytande.

Sökande som så önskar kan i god tid före utlysningens stängning anmäla intresse för coachning till Smart Built Environment. Coachningsprocessen är en möjlighet för en sökande att få sin idé prövad av erfarna coacher och få rådgivning som kan vässa den sökandes ansökan till Formas. Utnyttjande av coach är en möjlighet, men inte ett krav, för att få lämna in ansökan till Innovationsidén.

Ansök om Coachning Länk till annan webbplats.

När du ansöker om finansiering till ett projekt kan du söka medel för såväl direkta som indirekta kostnader. Direkta kostnader är till exempel personalkostnader, utrustning och resor. Indirekta kostnader är kostnader som delas med andra inom organisationen, till exempel för administration, it och lokalhyra. Indirekta kostnader kallas också för overheadkostnader.

Medlen ska alltså vara tydligt kopplade till projektet du söker medel för och finansiera insatser utöver ordinarie verksamhet.

Utlysningens totala budget är cirka 3 miljoner kronor. I denna utlysning är det möjligt att söka stöd om högst 300 000 kronor. Kravet på medfinansiering från sökande projekt är minst 50 % av den totala projektbudgeten.

Projektstart tidigast är 1 december 2022. Projekttiden kan vara maximalt 12 månader. Budgeten i ansökan ska dock redogöra för planer hur medel ska användas och sökande registrerar budget enligt hur de faktiska kostnaderna förväntas inträffa, per verksamhetsår. Formas kan av administrativa skäl lägga en utbetalningsplan som skiljer sig från ansökans fördelning av budgeten över tid.

Ansökningar med ett sökt belopp eller omfattning i tid som inte ligger inom ovan angivna intervall kommer att avslås.

Företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet som får bidrag från Formas omfattas av regler om statligt stöd. Reglerna utgår från den EU-rättsliga huvudprincipen att statligt stöd till företag normalt sett är konkurrenssnedvridande, men att det medges vissa undantag, däribland stöd till forskning, utveckling och innovation. Två stödgrunder tillämpas i denna utlysning, allmänna gruppundantagsförordningen EU 651/2014 samt bestämmelserna om stöd av mindre betydelse, förordning EU 1407/2013.

Observera att verksamhetstypen enskild firma inte kan beviljas medel i utlysningen eller delta som part i projekt som söker i Formas utlysningar. Företag som inte har ett svenskt organisationsnummer kan inte beviljas finansiering i den här utlysningen, utan får i förekommande fall delta in-kind.

Regler för statligt stöd - för företag och annan ekonomisk verksamhet. Länk till annan webbplats.

Vilken stödnivå Formas kan ge beror på organisationens storlek och vilken typ av aktiviteter som ska bedrivas i projektet. Organisationens storlek bedöms med hjälp av EU:s definition av små- och medelstora företag. Aktiviteter kommer primärt att bedömas utifrån artikel 25 i den allmänna gruppundantagsförordningen EU 651/2014. Inom utlysningen beviljas statligt stöd endast till projekt som i EU:s regler för statligt stöd har stödgrunden ”industriell forskning”. Stödnivån beror av stödgrunden och storleken på företaget läs mer i Stödnivåer och definitioner för bidrag enligt Formas stödordning Länk till annan webbplats..

Information om bestämmelserna om stöd av mindre betydelse, förordning EU 1407/2013, samt bidragsvillkor som omfattar företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet, hittar du på Formas webbplats.

Regler för statligt stöd - för företag och annan ekonomisk verksamhet. Länk till annan webbplats.

I ett senare skede av processen ska företag och organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet lämna in ett intyg om stöd av mindre betydelse för att beviljas medel i utlysningen. Formas meddelar berörda organisationer när detta ska göras. I intyget redogör ni för i vilken omfattning ni mottagit stöd av mindre betydelse, inklusive det sökta beloppet i utlysningen. Redovisningen ska visa mottaget stöd under de två föregående beskattningsåren och det innevarande beskattningsåret, det vill säga under de tre senaste beskattningsåren. Organisationer ska då redovisa att allt stöd av mindre betydelse som man mottagit under denna period, sammantaget inte överstiger motsvarande 200 000 euro, cirka 2 000 000 kronor. Inför beslut genomför vi också kreditkontroller av alla företag och ekonomiska verksamheter som kan komma i fråga för beviljning.

Vi rekommenderar att du skriver din ansökan på svenska, eftersom den beredningsgrupp som ska bedöma din ansökan är svenskspråkig. Du kan skriva din ansökan på engelska, men då kommer den inte att översättas till svenska inför bedömning. Projektsammanfattningen ska finnas på både svenska och engelska.

Din ansökan (inklusive bilagor) betraktas enligt svensk lag som allmän handling, när den kommit in till Formas. Det innebär att vem som helst kan begära ut och ta del av din ansökan. Information som den sökande anser sig vilja ha sekretessbelagd ska särskilt anges. Innan Formas lämnar ut ansökningar görs alltid en sekretessprövning, men Formas får bara dölja information som har stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Den populärvetenskapliga beskrivningen och projektsammanfattningarna på svenska och engelska kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information. Syftet är att denna text ska kunna användas av Smart Built Environments programkansli vid extern kommunikation om projektet.

Vi på Formas är mycket måna om att de projekt vi finansierar utförs på ett sätt som maximerar positiv och minimerar negativ påverkan på miljö och klimat. Vi uppmanar därför dig som söker medel att utforma projektet så att samverkan sker främst genom digitala mötesformer och att nödvändiga resor genomförs så klimatsmart som möjligt. Vi föreslår också att du redan i projektplaneringen inkluderar åtgärder som minimerar energianvändning och annan resursförbrukning, utsläpp och avfall. Detta kommer dock inte att vara en del av bedömningen av din ansökan.

Formas eget hållbarhetsarbete Länk till annan webbplats.

Så här ansöker du

Formas har utvecklat sin ansökningsprocess och tillhörande systemstöd inför denna utlysning. Vänligen läs instruktionerna noggrant, även om du har sökt medel tidigare i Smart Built Environment.

Din ansökan till Formas gör du i vårt ansökningssystem Prisma.

Medelsförvaltare

Medelsförvaltaren är den organisation som, vid eventuell finansiering, tar emot bidragspengarna från Formas. Den organisation som anges som medelsförvaltare ska vara samma organisation (organisationsnummer) som den koordinerande organisationen under företagsinformation/budget.

Företag och kommuner behöver bli godkända som medelsförvaltare av Formas vid varje enskilt finansieringstillfälle. Beslut om att godkänna medelsförvaltare tas i samband med beviljning av medel i utlysningen. Inför beslut genomför Formas också kreditkontroller av alla företag och ekonomiska verksamheter som kan komma i fråga för beviljning.

Organisationskonto

Det är viktigt att sökande organisation har ett Prisma-konto innan projektledaren börjar sin ansökan i utlysningen. Organisationer som redan har ett konto ska kontakta ansvarig forskningshandläggare Anna Gellerstedt så att organisationen kan bli tillagda i listan av möjliga medelsförvaltare i Prisma för denna specifika utlysning. Detta gäller även om organisationen blivit godkänd i en tidigare omgång av utlysningen i Smart Built Environment.

Saknar din organisation ett konto i Prisma sedan tidigare, ska en lämplig företrädare (organisationskontoansvarig) ansöka om ett organisationskonto på Prismas webbplats.

Ansök om detta i god tid, dock senast den 30 september 2022.

Ansök om organisationskonto i Prisma Länk till annan webbplats.

Kryssa i Formas och ange i motiveringen för ansökan av organisationskontot att ni vill söka i Smart Built Environment, vilken typ av organisation det gäller samt organisationsnummer.

Om du inte vet om organisationen har ett konto, kontakta forskningshandläggare Anna Gellerstedt innan ni ansöker om ett nytt konto.

Ansökan ska initieras genom organisationskontot. Den som är ansvarig för organisationskontot blir då automatiskt projektledare, detta kan ändras genom att den som är ansvarig bjuder in en annan person att bli projektledare. Om en annan person ska vara projektledare, behöver hen ett personkonto i Prisma. Om den ansvariga för organisationskontot ska vara projektledare, behövs inget personkonto kopplas till ansökan.

Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats.

Hemvist

För att kunna registrera en ansökan måste en hemvist inom organisationen anges. Organisationen måste ha minst en hemvist i sin struktur. Med hemvist menas den avdelning/institution/enhet inom organisationen som söker. Uppgiften om hemgift är obligatorisk när ansökan ska skickas in av den sökande.

Den som är organisationskontoansvarig ska bygga upp en struktur med enheter och underenheter (hemvister) i två nivåer. Detta sker i rullgardinsmenyerna för Medelsförvaltare och Projektets hemvist. De hemvister som den sökande kan välja hämtas från organisationsstrukturen genom inställningarna du som organisationskontoansvarig gjort på organisationskontot.

Om organisationen saknar avdelningar ange en underenhet som heter samma som organisationen. Information om hur du gör detta finns i Prismas användarstöd.

Beskriv hur din organisation ser ut (skapa en struktur) Länk till annan webbplats.

Utlysningen ligger under fliken organisationskonto i Prisma. Klicka först där och gå sedan vidare till länken för organisationsutlysningar. Se Prismas användarstöd för instruktioner om hur man hittar utlysningen i Prisma.

Hitta utlysningen i Prisma Länk till annan webbplats.

Alla gränser för maximalt antal tecken avser tecken inklusive mellanslag. En rekommendation är att välja teckensnitt Arial i teckenstorlek 12 för den information som skrivs in i samtliga textrutor.

Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av projektet under följande delar:

Grundinformation

  • Sökt antal månader som ansökan avser.
  • Projektstart är 1 december 2022
  • Beräknad projekttid: Projekttiden beräknas automatiskt i Prisma, utifrån startdatumet och antalet månader som fyllts i.
  • Projekttitel på svenska och engelska (200 tecken inklusive mellanslag)
  • Underinriktning: Ange vilket eller vilka temaområden inom Smart Built Environment som projektet främst bidrar till. Minst ett temaområde ska anges:
    1. Innovationer och nya tillämpningar;
    2. Kunskap och kompetens;
    3. Informationsinfrastruktur;
    4. Värdekedjor och affärsmodeller

Läs mer om temaområden på Smart Built Environment Temaområden Länk till annan webbplats.

  • Populärvetenskaplig beskrivning på svenska (4 500 tecken inklusive mellanslag). Den populärvetenskapliga beskrivningen kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i detta fält bör därför inte innehålla känslig information.
  • Populärvetenskaplig beskrivning på engelska (4 500 tecken inklusive mellanslag).
  • Sammanfattning på svenska och engelska (2000 tecken inklusive mellanslag vardera). Projektsammanfattningarna kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information.

Projektbeskrivning

Maximalt 10 sidor. En mall för projektbeskrivningen , 53.8 kB. finns att ladda ner på formas.se. Projektbeskrivningen laddas upp som en fil och storleken kan inte överstiga 4 MB. Vänligen inkludera inte någon budget i projektbeskrivningen.

Läs bakgrundstexten och utlysningens syfte och inriktning noga. Ta även del av bedömningskriterierna under ”Hur går bedömningsprocessen till” innan ni fyller i beskrivningen. Adressera alla kriterier i er ansökan.

Projektbeskrivningen ska tydligt beskriva projektet utifrån de bedömningskriterier som anges under rubriken ”Så här går bedömningsprocessen till”.

Budget och övrig information

Projektets budget och övrig information om organisationen redogör du för i Prisma. Följande uppgifter ska anges i projektets budget

Information om organisationen:

  • Organisationens namn
  • Organisationsnummer
  • Adress, postnummer, postort, land
  • Årsomsättning (avser företagets eller organisationens totala försäljning under förevarande beskattningsår. Anges i siffror, exempelvis 3 500 000)
  • Balansomslutning (avser summan av tillgångssidan alternativt summan av skulder och eget kapital i ett företags eller organisations balansräkning. Anges i siffror, exempelvis 5 500 000)
  • Antal anställda
  • Kontaktperson
  • E-post till kontaktperson
  • Namn på arbetsplats, adress, postnummer, postort, land där huvuddelen av arbetet kommer att genomföras.

Följande budgetuppgifter efterfrågas i Prisma för budgeten:

Kostnader

  • Personalkostnader: Stödberättigande personalkostnader hos företag och annan ekonomisk verksamhet får beräknas till högst 800 kronor per timme.
  • Utrustning, byggnader och mark
  • Kostnader för konsulter och licenser med mera: För att kostnaderna för konsulter och licenser ska vara stödberättigande krävs att de köps eller licensieras från externa aktörer på marknadsmässiga villkor samt att aktivitet och omfattning framgår av projektbeskrivningen.
  • Övriga direkta kostnader: Till övriga direkta kostnader räknas exempelvis förbrukningsartiklar, resor, konferenser och publicering i tidskrifter och databaser som tillämpar öppen tillgång (open access).
  • Indirekta kostnader: Overhead (OH)-kostnader.

Ni får göra påslag för indirekta kostnader med högst 30 procent på sina stödberättigande personalkostnader. Formas beviljar inte medel för overhead på kostnader som du skriver av för utrustning eller för lokaler.

Finansiering:

I ansökan kan fyra typer av finansiering anges:

  • Sökt bidrag från Formas: Anger vilket belopp som söks från Formas inom ramen för denna utlysning. Beloppet kan inte överstiga totala kostnader. Om sökt belopp understiger totala kostnader kommer resterande belopp automatiskt räknas ut och redovisas under Egen finansiering.
  • Annat stöd (offentligt): Används inte i denna utlysning.
  • Annat stöd (privat): Används inte i denna utlysning.
  • Egen finansiering: Egen finansiering utgör projektets medfinansiering. Denna del ska uppgå till minst 50 procent av den totala projektbudgeten. Kontakta Formas om du är osäker på vad som kan räknas som medfinansiering.

Motivering av personalkostnader i budget (max 500 tecken inklusive mellanslag.)

Här specificerar ni den genomsnittliga timkostnaden för budgeterade personalkostnader. Med personalkostnader avses löner inklusive sociala avgifter. Andra kostnader som kräver förklaring kan skrivas in här också.

Prisma beräknar automatiskt stödnivå och medfinansieringsgrad. Beräknad stödnivå är preliminär och kan justeras inför Formas beslut om beviljat bidrag.

Budgetspecifikation (max 2 000 tecken inklusive mellanslag)

Här förklarar motiverar huvudsökande budgeten i ord. Här anges de overheadkostnader som tillämpas i ansökan. Formas beviljar inte medel för overhead på kostnader som du skriver av för utrustning eller lokaler.

Här anger ni också eventuella konsultkostnader och omfattningen på konsultens medverkan. Sökande uppmanas att vara tydlig med att beskriva samtliga kostnader i relation till de aktuella aktiviteterna inom projektet.

Klassificeringar

Formas använder projektets klassificeringar i analyser och underlag på en övergripande nivå. Klassificeringarna görs genom att den sökande anger ämnesområde, forskningsämne (SCB-kod), minst ett globalt mål för hållbar utveckling som projektet kan bidra till samt nyckelord.

  • Ämnesområde

Välj projektets ämnesområde och lägg till en underrubrik.

  • Forskningsämne (SCB-kod)

Välj minst ett forskningsämne och två undernivåer som skapar den sammanslagna koden.

  • Globala målen för hållbar utveckling

Ange minst ett och upp till tre globala hållbarhetsmål som projektet kan bidra till i prioriteringsordning efter grad av relevans.

Mer om målens innebörd. Länk till annan webbplats.

  • Nyckelord

Ange minst ett och max tre nyckelord som beskriver projektet.

Medelsförvaltare - organisationen som tar emot bidraget

  • Välj medelsförvaltare i rullistan. Om du inte hittar den organisation som ska stå som huvudsökande, se rubriken Organisationskonto under avsnittet Så här ansöker ni.
  • Välj hemvist i rullistan. Om du inte hittar rätt hemvist, se rubriken Hemvist under avsnittet Så här ansöker ni.

CV

Det är obligatoriskt att bifoga CV för projektledaren. Du kan frivilligt lägga till CV för två medverkande i projektet. Max 2 A4-sidor per CV.

Organisationskontoansvarig registrerar ansökan

När ansökan är ifylld måste den registreras, skickas in och signeras av organisationskontoansvarig. Signering av en registrerad ansökan görs av organisationskontoansvarig, och kan ske på två sätt:

  1. Om organisationskontoansvarig är samma person som projektledare, registrerar denne personansökan och signering sker per default vid registrering.
  2. Om projektledare är en annan person än organisationskontoansvarig, gör projektledaren ansökan klar och sedan måste medelsförvaltaren (den organisationskontoansvariga eller användare med roll ansökansansvarig) registrera och skicka in ansökan. Signering av ansökan sker då per default vid registrering.

Projektledaren kan när som helst under arbetet med ansökan gå in på fliken kontrollera och registrera. Där listas eventuellt saknade obligatoriska uppgifter eller andra orsaker som kan hindra att ansökan kan registreras.

Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats.

OBS! När ansökningstiden har gått ut kan komplettering av ansökan endast ske i särskilda fall på begäran från Formas.

Efter du har lämnat in din ansökan

Först genomför Formas en kontroll av att ansökan uppfyller de formella krav som ställs i utlysningen. Om ansökan inte uppfyller kraven avslås den.

Följande krav kommer att kontrolleras i denna utlysning:

  • Att ansökan är fullständig, det vill säga att den innehåller all information som är obligatorisk.
  • Att sökt belopp per projekt inte överstiger 300 000 kronor.
  • Att projekten inte sökt för mer än 12 månader.
  • Krav på medfinansiering 50 procent av den totala projektbudgeten.
  • Den sökanden ska vara en svensk organisation, det vill säga en juridisk person som är knuten till ett organisationsnummer (inga enskilda firmor).
  • Att projektbeskrivningen ska vara skriven i den mall som tillhandahålls på utlysningens webbplats.
  • Att huvudsökande som tidigare har fått finansiering från Formas har lämnat in vetenskapliga och ekonomiska återrapporteringar i tid.

Alla ansökningar bedöms sedan av en extern beredningsgrupp utifrån det som finns beskrivet i ansökan. Därför är det viktigt att ansökan är så tydlig som möjligt i sitt innehåll och att all viktig och relevant information finns med.

Sammanfattning av beredningsprocessen:

  1. De ansökningar som uppfyller de formella kraven kommer att bedömas utifrån bedömningskriterier av externa oberoende granskare. Detta resulterar i en ranking av ansökningarna och en rekommendation till finansiering.
  2. Formas fattar beslut om vilka projekt som ska finansieras.
  3. Beslut meddelas till sökande, Smart Built Environments programkansli och offentliggörs på Formas och Smart Built Environments webbplatser.

Projekten ska adressera minst ett av programmets fyra temaområden temaområden Länk till annan webbplats.. Projekten ska bidra till och adressera en eller flera av de ”kortsiktiga effekter 2024” som beskrivs i effektlogiken. Smart Built Environment Effektlogik 2.0 Länk till annan webbplats.

Ansökningarna bedöms utifrån följande kriterier:

Relevans

  • Projektet kan väsentligt bidra till utlysningens syfte och inriktning
  • Projektet adresserar minst ett temaområde och en eller flera av de ”kortsiktiga effekter 2024” som beskrivs i effektlogiken. Smart Built Environment Effektlogik 2.0 Länk till annan webbplats..
  • I ansökan framgår den affärsmässiga, eller verksamhetsmässiga, nytta som resultaten av projektet bedöms ha för den sökande organisationen eller annan utpekad behovsägare/användare.

Potential

  • Projektet är nytänkande eller väsentligt bättre än tillgängliga lösningar på den aktuella marknaden
  • Projektets problemformulering och syfte är tydlig, logisk och väl avgränsad. Det är tydligt hur projektet avser bidra till att lösa problemet.
  • Idén kan efter implementering i mindre skala utvecklas till att nå en större marknad/nyttjande, nationellt och/eller internationellt.
  • Projektets potential att bidra till ökad jämlikhet i det resultat som projektet skapar.

Genomförande

  • Planerade aktiviteter och metoder är realistiska och ändamålsenliga för att uppnå förväntat resultat under projekttiden
  • Tidsplan och budget är realistisk och ändamålsenlig i förhållande till projektets syfte och mål.
  • Plan för hur projektets resultat ska spridas, nyttiggöras och (om relevant) tillgängliggöras, är väl beskriven och ändamålsenlig.
  • Eventuella etiska överväganden är väl beskrivna och planen för hur dessa hanteras är ändamålsenlig.
  • Jämlikhetsaspekter är väl integrerade i projektets genomförande. Se Smart Built Environment Jämlikhetsguide Länk till annan webbplats..

Aktörer

  • Projektets organisation och samlade kompetens är ändamålsenlig för genomförandet av projektet, inklusive nyttiggörandet av projektets resultat. Projektdeltagarnas medverkan är väl beskriven.
  • Projektet sker i samverkan med relevanta intressenter.
  • Projektgruppen (nyckelpersoner) är väl sammansatt med avseende på jämställdhet. Relevant när projektgruppen består av fler än 3 personer.

Formas förväntas fatta beslut om vilka projekt som beviljas bidrag den 30 november 2022. Vi offentliggör besluten senast dagen efter på Formas webbplats och du får en e-post när du kan ta del av beslutet i Prisma. Beslut om bidrag kan ej överklagas.

Projekten har en dispositionstid om tre månader efter projekttiden är slut. Dispositionstiden kan i vissa fall förlängas på grund av särskilda omständigheter godkända av Formas, gällande projektledare och medelsförvaltare, som till exempel sjukdom eller föräldraledighet.

Samtliga beviljade projekt ska återrapportera till Formas med avseende på ekonomi och projektresultat tre månader efter dispositionstidens slut. Anvisningar om vad som gäller för ditt projekt ges av Formas. Samtliga rapporteringar görs i Prisma.

Ekonomisk återrapportering i Prisma. Länk till annan webbplats.

Formas kan komma att ställa krav på hur projekten ska redovisas vad gäller innehåll och resultat för att möjliggöra spridning och nyttiggörande. Detta kommer att framgå av beslutet till projektet vid eventuell finansiering. Formas kan också komma att ställa krav kring deltagande i konferenser och liknade för att skapa synergier och plattformar för lärande och kunskapsutbyte.

Projektledaren och/eller Projektpart ska nyttiggöra projektresultat i enlighet med plan. Detta kan exempelvis ske genom offentliggörande, kommersialisering eller licensering. Om offentliggörande sker genom vetenskaplig publicering, ska publicering ske med öppen tillgång enligt Formas anvisningar.

Data och metadata från projektet ska så långt som möjligt göras tillgängliga i databaser med öppen tillgång enligt principen så öppen så möjligt och så begränsad som nödvändigt. Projektledaren svarar för att det finns en datahanteringsplan för den data som produceras i projektet.

Öppen tillgång till forskningsresultat och data Länk till annan webbplats.

Formas överför information om beviljade bidrag till SweCRIS, en nationell databas över bidragsfinansierad forskning som inrättats på uppdrag av regeringen.

Ansök

Välkommen till ett utlysningswebbinarium där du får veta mer om Innovationsidén och den möjlighet till coachningsstöd som erbjuds.

När? Fredag den 19 augusti 2022 kl. 12.00–13.00

Definitioner

Begrepp

Förklaring

Koordinerande projektpart (Huvudsökande)

En organisation som samordnar projektet och är medelsförvaltare, det vill säga mottar Formas utbetalningar, rapporterar projektet enligt anvisningar och meddelar Formas eventuella ändringar.

Projektledare

En person som den koordinerande projektparten utsett till projektledare. Projektledare leder arbetet med planering och genomförande av projekt.

Medelsförvaltare för ett enskilt projekt (se avsnitt Så här ansöker du)

Organisation som kan söka medel i enstaka utlysningar hos Formas och få beviljat medel för ett enskilt projekt. Dessa är företag, föreningar, branschorganisationer, styrelser, fonder och kommuner.

Hemvist

En hemvist kan exempelvis vara en institution, en avdelning eller enhet inom organisationen som söker.

Små och medelstora företag enligt EU:s definition av små och medelstora företag, SME Länk till annan webbplats.

Små företag är de som har mellan 10 och 49 anställda och vars omsättning eller balansomslutning inte överstiger 10 miljoner euro per år. Medelstora företag är de som har mellan 50 och 249 anställda och har en årsomsättning om högst 50 miljoner euro eller en årlig balansomslutning om högst 43 miljoner euro. För företag som har mindre än 10 anställda tillämpas samma regler som för små företag. Observera att verksamhetstypen enskild firma inte kan beviljas medel, vilket innebär att ansökningar som innefattar enskild firma kommer att avslås.

Jag hittar inte utlysningen i Prisma

Anledningen till att du inte kan hitta utlysningen i Prisma är att den är en organisationsutlysning. Det är därmed bara organisationskontoansvarig som kan hitta utlysningen i Prisma. Organisationskontoansvarig kan sedan lägga till en ansökningsansvarig.

Jag är organisationskontoansvarig men hittar inte utlysningen i Prisma

Logga in med organisationskontot och välj ”Organisationskonto”, och därefter ”Organisationsutlysningar” längst ner i menyn på vänster sida.

Hur ansöker jag om ett organisationskonto?

För att skapa ett organisationskonto klicka på knappen Anhåll om organisationskonto Länk till annan webbplats. på Prismas startsida.

Vid anhållan om organisationskonto ska du ange i motivering om du avser att söka i Smart Built Environment, vilken typ av organisation det gäller samt organisationsnummer.​

Den person som anges som organisationskontoansvarig ska vara en behörig företrädare för organisationen. Det behöver inte vara en firmatecknare. Om den som är organisationsansvarig inte har ett personkonto i Prisma sedan tidigare kommer det att skapas ett sådant i samband med anhållan om organisationskonto. Personkontot måste aktiveras och kompletteras med ett antal basuppgifter innan uppgifter i Prisma kan utföras. Om personen har ett personkonto i Prisma sedan tidigare ska e-postadressen knutet till det kontot anges vid anhållan.

Vem ska påbörja utkastet till ansökan

En behörig användare på organisationskontot med rollen Ansökningsansvarig eller Organisationskontoansvarig.

Vi är en liten organisation. Varför behöver vi lägga in underenheter på kontot?

Innan en ansökan kan registreras hos Formas måste ni fylla i en organisationsstruktur. Det måste finnas minst en undernivå i organisationen. Det kan vara avdelning, arbetsplats, institution eller liknande beroende på hur din organisation ser ut. Hos mindre organisationer saknas ofta organisatorisk undernivå, då kan den anges genom att en ändelse läggs till organisationens namn. I en större organisation med flera medarbetare styr strukturen vem som får signera dokument och rapportera till Formas. Du kan som organisationskontoansvarig när som helst komplettera strukturen.

Varför hittar jag inte min medelsförvaltare i rullisten på fliken medelsförvaltare i ansökningsformuläret?

Om din medelsförvaltare inte finns tillgänglig i rullisten på fliken medelsförvaltare i ansökningsformuläret beror det troligtvis på att de inte godkänts som medelsförvaltare för utlysningen/finansiären, eller att de inte har slutfört sitt organisationskonto. Medelsförvaltare ska kontakta ansvarig forskningshandläggare (anna.gellerstedt@formas.se) eller forskningssekreterare (aleh.kliatsko@formas.se) för utlysningen så att organisationen kan bli tillagda i listan av möjliga medelsförvaltare i Prisma för denna specifika utlysning. Detta gäller även om organisationen blivit godkänd i en tidigare omgång av utlysningen.

Vanliga frågor om inskränkningar på kostnadsslagen, som gäller för organisationer som kan komma ifråga för beviljning av bidrag?

För företag och annan ekonomisk verksamhet gäller

  • Personalkostnader får beräknas till högst 800kr per timme i genomsnittper part
  • Indirekta kostnader får högst beräknas till 30% av de stödberättigade personalkostnaderna
  • Förekommande konsultkostnader ska köpas eller licensieras från externa aktörer till marknadsmässiga villkor, aktivitet och omfattning ska framgå av projektbeskrivningen och i budgetmotivering.

Stödberättigade kostnader Formas (pdf) Länk till annan webbplats.

Vilka statsstödsregler gäller för organisationer som kan komma ifråga för beviljning av bidrag?

För företag och annan ekonomisk verksamhet gäller

Stöd enligt GBER Allmänna gruppundantagsförordningen

Grundforskning stödnivå

100%

100%

100%

Industriell forskning stödnivå

50%

60%

70%

Experimentell utveckling stödnivå

25%

35%

45%

Stödet får inte ges till företag och annan ekonomisk verksamhet i ekonomiska svårigheter 

Försumbart stöd enligt de minimis-förordningen

  • Takbelopp 200 000 euro på 3 år (innevarande beskattningsår och 2 år bakåt) maximal stödnivå 100%.
  • Stödet får inte ges till företag och annan ekonomisk verksamhet i ekonomiska svårigheter
  • Formas tar in intyg för annat försumbart stöd innan eventuellt beslut.

Kontakta gärna verksamhetsutvecklare Johan Hansson om du har specifika frågor om budget och statsstödsregler.

Regler för statligt stöd - för företag och annan ekonomisk verksamhet

Förordning (2017:195) om stöd till forskning och utveckling samt innovation inom miljö, areella näringar och samhällsbyggande Svensk författningssamling 2017:2017:195 t.o.m. SFS 2020:1088 (riksdagen.se) Länk till annan webbplats.

Hur ska jag ange kostnader för lokaler respektive OH-kostnader, samt i förekommande fall för utrustning, mark och byggnader?

Indirekta kostnader (overhead) är allmänna omkostnader som inte uppkommer som en omedelbar följd av projektet men som ändå kan relateras till kostnaderna för att genomföra projektet. Detta innefattar exempelvis kostnader för ordinarie verksamhetslokaler och städning. Påslag för indirekta kostnader med högst 30 % på sina stödberättigande personalkostnader. Det betyder att om de faktiska indirekta kostnaderna är lägre ska påslag göras med verkliga indirekta kostnader.

För instrument, utrustning och byggnader är det avskrivningskostnaderna som är stödberättigande. Dessa kostnader är bara stödberättigande i den utsträckning och under den tid som de tas i anspråk i projektet. För mark är verkliga kapitalkostnader eller hyra stödberättigande i den utsträckning och under den tid som marken tas i anspråk i projektet.

Kan medverkande sökande (forskare) bjudas in till ansökan?

Eftersom detta är en organisationsansökan kan medverkande sökande (forskare) inte bjudas in. Om du vill ha hjälp att fylla i ansökan kan du bjuda in personer som administratörer.

Observera att det är viktigt att ange rätt mejladresser till medverkande administratörer när du bjuder in dem till din ansökan. Ange den mejladress som är kopplat till deras personkonto i Prisma. Du kan inte registrera en ansökan med en obesvarad inbjudan. Det går att återta en skickad inbjudan.

Vad ska ansökan innehålla?

En ansökan brukar består av ett formulär och olika bilagor: Projektbeskrivning (En mall för projektbeskrivningen finns att ladda ner på Smart Built Environment – Innovationsidén - Formas Länk till annan webbplats.), CV. Läs mer i ”Det här din ansökan ska innehålla”.

Varför kan jag inte klicka på ”Registrera” i ansökningsformuläret?

Förmodligen har du inte fyllt i alla obligatoriska uppgifter som krävs av utlysningen. Du kan inte heller registrera ansökan om det finns obesvarade inbjudningar till medverkande administratörer. Inbjudningarna går att radera.

Exakt vilken information som saknas kan du se i din ansökan under fliken Kontrollera och registrera. Länkarna leder till den del av formuläret där informationen saknas.

Hur signerar jag min ansökan?

När ansökan är ifylld måste den registreras, skickas in och signeras av organisationskontoansvarig. Signering av en registrerad ansökan görs av organisationskontoansvarig, och kan ske på två sätt:

  1. Om organisationskontoansvarig är samma person som projektledare, registrerar denne personansökan och signering sker per default vid registrering.
  2. Om projektledare är en annan person än organisationskontoansvarig, gör projektledaren ansökan klar och sedan måste medelsförvaltaren (den organisationskontoansvariga eller användare med roll ansökansansvarig) registrera och skicka in ansökan. Signering av ansökan sker då per default vid registrering. Projektledaren kan när som helst under arbetet med ansökan gå in på fliken kontrollera och registrera. Där listas eventuellt saknade obligatoriska uppgifter eller andra orsaker som kan hindra att ansökan kan registreras. Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats..

OBS! När ansökningstiden har gått ut kan komplettering av ansökan endast ske i särskilda fall på begäran från Formas.

Vi har blivit ombedda att komplettera vår ansökan. Hur gör vi?

När en organisationsansökan öppnas av Formas för komplettering är det lite krångligt om projektledaren inte är organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig på organisationen. Då går det till så här för att kompletteringen ska kunna utföras:

  1. Organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig går in i ansökansformuläret och öppnar för redigering.
  2. Projektledaren går in i ansökansformuläret och gör ändringarna.
  3. Organisationskontoansvarig eller ansökningsansvarig registrerar ansökan.


Kontaktinformation

Utlysningsansvarig Formas

För administrativa frågor och frågor om Prisma

För frågor om budget, finansiering och stöd till företag

För frågor angående utlysningens bakgrund, syfte och önskade effekter

Kristina Gabrielii, programchef, Smart Built Environment
070 - 259 56 57
kristina.gabrielii@iqs.se

För tekniska frågor om Prisma

Prisma IT-support Länk till annan webbplats.

Uppdaterad:4 oktober 2022
Sidansvarig: Aleh Kliatsko