Smart Built Environment – Innovationsidén

Den sökanden ska vara en svensk organisation, det vill säga en juridisk person som är knuten till ett organisationsnummer.

Huvudsökandens organisation måste kunna ta emot och förvalta de medel som Formas betalar ut till ett beviljat projekt. Formas skiljer på medelsförvaltare, som kan ta emot medel i alla Formas utlysningar, och medelsförvaltare som kan bli godkända att ta emot medel i en enskild utlysning. Huvudsökandens organisation måste vara godkänd som medelsförvaltare under någon av dessa två former. Se vidare längre fram, under rubriken Så här ansöker ni.

Alla projekt som söker medel hos Formas ska ha en ansvarig projektledare. Projektet ska genomföras av de personer som är angivna i ansökan. Det är inte tillåtet att skicka in samma ansökan med olika huvudsökande. Ansökningar som har samma innehåll kommer att avslås.

Kravet på medfinansiering från sökande projekt är minst 50 procent av den totala projektbudgeten. Företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet och som vill söka medel från Formas omfattas av regler för statligt stöd, se avsnittet Regler för statligt stöd till företag och andra organisationer.

Formas arbetar för en jämlik, jämställd och inkluderande samhällsutveckling. Det innebär att sökande bör utforma projektet så att resultaten kan gynna en mångfald av människor och att en projektgrupp utformas med hänsyn till jämn könsfördelning. Hänsyn bör tas även till fördelning av inflytande.

För den som vill vässa sin idé inför ansökan erbjuder Smart Built Environment coachningsstöd. Coachningen är en möjlighet att få sin idé prövad av erfarna coacher och få rådgivning som kan utveckla idén inför ansökan till Formas. Att använda coachningsstödet är en möjlighet, men inte ett krav, för att få lämna in ansökan till Innovationsidén.

Det är redan nu möjligt att ansöka om coachning. Du anmäler dig via ett webbformulär Länk till annan webbplats..

Från Smart Built Environment leds coachningsprojektet av Mårten Lindström och Anna Land. Kontakta gärna dem om du har frågor eller vill ha coachning. Du når dem via e-post coach@smartbuilt.se.

När du ansöker om finansiering till ett projekt kan du söka medel för såväl direkta som indirekta kostnader. Direkta kostnader är till exempel personalkostnader, utrustning och resor. Indirekta kostnader är kostnader som delas med andra inom organisationen, till exempel för administration, it och lokalhyra. Indirekta kostnader kallas också för overheadkostnader.

Medlen ska alltså vara tydligt kopplade till projektet du söker medel för och finansiera insatser utöver ordinarie verksamhet.

Utlysningens totala budget är cirka 3 miljoner kronor. I denna utlysning är det möjligt att söka stöd om högst 300 000 kronor. Kravet på medfinansiering från sökande projekt är minst 50 % av den totala projektbudgeten.

Projektstart tidigast är 1 juni 2022. Projektstart senast den 1 september 2022. Projekttiden kan vara maximalt 12 månader. Budgeten i ansökan ska dock redogöra för planer hur medel ska användas och sökande registrerar budget enligt hur de faktiska kostnaderna förväntas inträffa, per verksamhetsår. Formas kan av administrativa skäl lägga en utbetalningsplan som skiljer sig från ansökans fördelning av budgeten över tid.

Ansökningar med ett sökt belopp eller omfattning i tid som inte ligger inom ovan angivna intervall kommer att avslås.

Företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet som får bidrag från Formas omfattas av regler om statligt stöd. Reglerna utgår från den EU-rättsliga huvudprincipen att statligt stöd till företag normalt sett är konkurrenssnedvridande, men att det medges vissa undantag, däribland stöd till forskning, utveckling och innovation. Två stödgrunder tillämpas i denna utlysning, allmänna gruppundantagsförordningen EU 651/2014 samt bestämmelserna om stöd av mindre betydelse, förordning EU 1407/2013.

Observera att verksamhetstypen enskild firma inte kan beviljas medel i utlysningen eller delta som part i projekt som söker i Formas utlysningar. Företag som inte har ett svenskt organisationsnummer kan inte beviljas finansiering i den här utlysningen, utan får i förekommande fall delta in-kind.

Regler för statligt stöd - för företag och annan ekonomisk verksamhet

Vilken stödnivå Formas kan ge beror på organisationens storlek och vilken typ av aktiviteter som ska bedrivas i projektet. Organisationens storlek bedöms med hjälp av EU:s definition av små- och medelstora företag. Aktiviteter kommer primärt att bedömas utifrån artikel 25 i den allmänna gruppundantagsförordningen EU 651/2014. Inom utlysningen beviljas statligt stöd endast till projekt som i EU:s regler för statligt stöd har stödgrunden ”industriell forskning”. Stödnivån beror av stödgrunden och storleken på företaget läs mer i Stödnivåer och definitioner för bidrag enligt Formas stödordning Länk till annan webbplats..

Information om bestämmelserna om stöd av mindre betydelse, förordning EU 1407/2013, samt bidragsvillkor som omfattar företag och andra organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet, hittar du på Formas webbplats.

Regler för statligt stöd - för företag och annan ekonomisk verksamhet

I ett senare skede av processen ska företag och organisationer som bedriver ekonomisk verksamhet lämna in ett intyg om stöd av mindre betydelse för att beviljas medel i utlysningen. Formas meddelar berörda organisationer när detta ska göras. I intyget redogör ni för i vilken omfattning ni mottagit stöd av mindre betydelse, inklusive det sökta beloppet i utlysningen. Redovisningen ska visa mottaget stöd under de två föregående beskattningsåren och det innevarande beskattningsåret, det vill säga under de tre senaste beskattningsåren. Organisationer ska då redovisa att allt stöd av mindre betydelse som man mottagit under denna period, sammantaget inte överstiger motsvarande 200 000 euro, cirka 2 000 000 kronor. Inför beslut genomför vi också kreditkontroller av alla företag och ekonomiska verksamheter som kan komma i fråga för beviljning.

Vi rekommenderar att du skriver din ansökan på svenska, eftersom den beredningsgrupp som ska bedöma din ansökan är svenskspråkig. Du kan skriva din ansökan på engelska, men då kommer den inte att översättas till svenska inför bedömning. Projektsammanfattningen ska finnas på både svenska och engelska.

Din ansökan, inklusive bilagor, betraktas enligt svensk lag som allmän handling, när den kommit in till Formas. Det innebär att vem som helst kan begära ut och ta del av din ansökan. Information som den sökande anser sig vilja ha sekretessbelagd ska särskilt anges. Innan Formas lämnar ut ansökningar görs alltid en sekretessprövning, men Formas får bara dölja information som har stöd i offentlighets- och sekretesslagen (2009:400).

Den populärvetenskapliga beskrivningen och projektsammanfattningarna på svenska och engelska kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information. Syftet är att denna text ska kunna användas av Smart Built Environments programkansli vid extern kommunikation om projektet.

Vi på Formas är mycket måna om att de projekt vi finansierar utförs på ett sätt som maximerar positiv och minimerar negativ påverkan på miljö och klimat. Vi uppmanar därför dig som söker medel att utforma projektet så att samverkan sker främst genom digitala mötesformer och att nödvändiga resor genomförs så klimatsmart som möjligt. Vi föreslår också att du redan i projektplaneringen inkluderar åtgärder som minimerar energianvändning och annan resursförbrukning, utsläpp och avfall. Detta kommer dock inte att vara en del av bedömningen av din ansökan.

Formas eget hållbarhetsarbete

Medelsförvaltaren är den organisation som, vid eventuell finansiering, tar emot bidragspengarna från Formas. Den organisation som anges som medelsförvaltare ska vara samma organisation (organisationsnummer) som den koordinerande organisationen under företagsinformation/budget.

Företag och kommuner behöver bli godkända som medelsförvaltare av Formas vid varje enskilt finansieringstillfälle. Beslut om att godkänna medelsförvaltare tas i samband med beviljning av medel i utlysningen. Inför beslut genomför Formas också kreditkontroller av alla företag och ekonomiska verksamheter som kan komma i fråga för beviljning.

Vem kan bli medelsförvaltare?

Det är viktigt att organisationen har ett konto hos Formas i Prisma innan projektledaren börjar ansöka om bidrag i utlysningen. Organisationer som redan har ett konto ska kontakta ansvarig forskningshandläggare Anna Gellerstedt för att organisationen ska bli tillagda i listan av möjliga medelsförvaltare för denna utlysning i Prisma. Detta gäller även om organisationen blivit godkänd för en tidigare omgång av utlysningen i Smart Built Environment.

Saknar din organisation ett konto i Prisma sedan tidigare, ska en lämplig företrädare (organisationskontoansvarig) ansöka om ett organisationskonto på Prismas webbplats.

Ansök om detta i god tid, dock senast den 23 mars 2022.

Ansök om organisationskonto i Prisma Länk till annan webbplats.

Kryssa i Formas och ange i motiveringen för ansökan av organisationskontot att ni vill söka i Smart Built Environment, vilken typ av organisation det gäller samt organisationsnummer.

Om du inte vet om organisationen har ett konto, kontakta forskningshandläggare Anna Gellerstedt innan ni ansöker om ett nytt konto.

Ansökan ska initieras genom organisationskontot. Den som är ansvarig för organisationskontot blir då automatiskt projektledare, detta kan ändras genom att den som är ansvarig bjuder in en annan person att bli projektledare. Om en annan person ska vara projektledare, behöver hen ett personkonto i Prisma. Om den ansvariga för organisationskontot ska vara projektledare, behövs inget personkonto kopplas till ansökan.

Se mer information på Prismas supportsida Länk till annan webbplats.

Ange en hemvist inom organisationen

För att kunna registrera en ansökan måste en hemvist inom organisationen anges. Organisationen måste ha minst en hemvist i sin struktur. Med hemvist menas den avdelning/institution/enhet inom organisationen som söker. Uppgiften om hemgift är obligatorisk när ansökan ska skickas in av den sökande.

Den som är organisationskontoansvarig ska bygga upp en struktur med enheter och underenheter (hemvister) i två nivåer. Detta sker i rullgardinsmenyerna för Medelsförvaltare och Projektets hemvist. De hemvister som den sökande kan välja hämtas från organisationsstrukturen genom inställningarna du som organisationskontoansvarig gjort på organisationskontot.

Om organisationen saknar avdelningar ange en underenhet som heter samma som organisationen. Information om hur du gör detta finns i Prismas användarstöd.

Beskriv hur din organisation ser ut (skapa en struktur) Länk till annan webbplats.

Utlysningen ligger under fliken organisationskonto i Prisma. Klicka först där och gå sedan vidare till länken för organisationsutlysningar. Se Prismas användarstöd för instruktioner om hur man hittar utlysningen i Prisma.

Hitta utlysningen i Prisma Länk till annan webbplats.

Alla gränser för maximalt antal tecken avser tecken inklusive mellanslag. En rekommendation är att välja teckensnitt Arial i teckenstorlek 12 för den information som skrivs in i samtliga textrutor.

Ansökan ska innehålla en tydlig beskrivning av projektet under följande delar:

Grundinformation

• Sökt antal månader som ansökan avser.
• Projektstart tidigast är 1 juni 2022
• Projektstart senast den 1 september 2022
• Beräknad projekttid: Projekttiden beräknas automatiskt i Prisma, utifrån startdatumet och antalet månader som fyllts i.
• Projekttitel på svenska och engelska (200 tecken inklusive mellanslag)
• Underinriktning: Ange vilket eller vilka temaområden inom Smart Built Environment som projektet främst bidrar till. Minst ett temaområde ska anges:
  a. Innovationer och nya tillämpningar;
  b. Kunskap och kompetens;
  c. Informationsinfrastruktur;
  d. Värdekedjor och affärsmodeller
  Läs mer om temaområden på Smart Built Environment Temaområden Länk till annan webbplats.

• Populärvetenskaplig beskrivning på svenska (4 500 tecken inklusive mellanslag). Den populärvetenskapliga beskrivningen kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i detta fält bör därför inte innehålla känslig information.
• Populärvetenskaplig beskrivning på engelska (4 500 tecken inklusive mellanslag).
• Sammanfattning på svenska och engelska (2000 tecken inklusive mellanslag vardera). Projektsammanfattningarna kommer, om projektet beviljas medel, publiceras i öppna projektdatabaser utan sekretessprövning. Innehållet i dessa fält bör därför inte innehålla känslig information.

Projektbeskrivning

Maximalt 10 sidor. Använd mall för projektbeskrivningen. Projektbeskrivningen laddas upp som en fil och storleken kan inte överstiga 4 MB. Vänligen inkludera inte någon budget i projektbeskrivningen.

Mall för projektbeskrivning (word) , 56.2 kB.

Läs bakgrundstexten och utlysningens syfte och inriktning noga. Ta även del av bedömningskriterierna under ”Hur går bedömningsprocessen till” innan ni fyller i beskrivningen. Adressera alla kriterier i er ansökan.

Projektbeskrivningen ska tydligt beskriva projektet utifrån de bedömningskriterier som anges under rubriken ”Så här går bedömningsprocessen till”.

Budget och övrig information

Projektets budget och övrig information om organisationen redogör du för i Prisma. Följande uppgifter ska anges i projektets budget

Information om organisationen

• Organisationens namn
• Organisationsnummer
• Adress, postnummer, postort, land
• Årsomsättning (avser företagets eller organisationens totala försäljning under förevarande beskattningsår. Anges i siffror, exempelvis 3 500 000)
• Balansomslutning (avser summan av tillgångssidan alternativt summan av skulder och eget kapital i ett företags eller organisations balansräkning. Anges i siffror, exempelvis 5 500 000)
• Antal anställda
• Kontaktperson
• E-post till kontaktperson
  
• Namn på arbetsplats, adress, postnummer, postort, land där huvuddelen av arbetet kommer att genomföras.

Följande budgetuppgifter efterfrågas i Prisma för budgeten:

Kostnader

• Personalkostnader: Stödberättigande personalkostnader hos företag och annan ekonomisk verksamhet får beräknas till högst 800 kronor per timme.
• Utrustning, byggnader och mark
• Kostnader för konsulter och licenser med mera: För att kostnaderna för konsulter och licenser ska vara stödberättigande krävs att de köps eller licensieras från externa aktörer på marknadsmässiga villkor samt att aktivitet och omfattning framgår av projektbeskrivningen.
• Övriga direkta kostnader: Till övriga direkta kostnader räknas exempelvis förbrukningsartiklar, resor, konferenser och publicering i tidskrifter och databaser som tillämpar öppen tillgång (open access).
• Indirekta kostnader: Overhead (OH)-kostnader.
  Ni får göra påslag för indirekta kostnader med högst 30 procent på sina stödberättigande personalkostnader. Formas beviljar inte medel för overhead på kostnader som du skriver av för utrustning eller för lokaler.
  

Finansiering

I ansökan kan fyra typer av finansiering anges:

• Sökt bidrag från Formas: Anger vilket belopp som söks från Formas inom ramen för denna utlysning. Beloppet kan inte överstiga totala kostnader. Om sökt belopp understiger totala kostnader kommer resterande belopp automatiskt räknas ut och redovisas under Egen finansiering.
• Annat stöd (offentligt): Används inte i denna utlysning.
• Annat stöd (privat): Används inte i denna utlysning.
• Egen finansiering: Egen finansiering utgör projektets medfinansiering. Denna del ska uppgå till minst 50 procent av den totala projektbudgeten. Kontakta Formas om du är osäker på vad som kan räknas som medfinansiering.

Motivering av personalkostnader i budget (max 500 tecken inklusive mellanslag.)

Här specificerar ni den genomsnittliga timkostnaden för budgeterade personalkostnader. Med personalkostnader avses löner inklusive sociala avgifter. Andra kostnader som kräver förklaring kan skrivas in här också.

Prisma beräknar automatiskt stödnivå och medfinansieringsgrad. Beräknad stödnivå är preliminär och kan justeras inför Formas beslut om beviljat bidrag.

Budgetspecifikation (max 2 000 tecken inklusive mellanslag)

Här förklarar motiverar huvudsökande budgeten i ord. Här anges de overheadkostnader som tillämpas i ansökan. Formas beviljar inte medel för overhead på kostnader som du skriver av för utrustning eller lokaler.

Här anger ni också eventuella konsultkostnader och omfattningen på konsultens medverkan. Sökande uppmanas att vara tydlig med att beskriva samtliga kostnader i relation till de aktuella aktiviteterna inom projektet.

Klassificeringar

Formas använder projektets klassificeringar i analyser och underlag på en övergripande nivå. Klassificeringarna görs genom att den sökande anger ämnesområde, forskningsämne (SCB-kod), minst ett globalt mål för hållbar utveckling som projektet kan bidra till samt nyckelord.

• Ämnesområde
  Välj projektets ämnesområde och lägg till en underrubrik.
  

• Forskningsämne (SCB-kod)
  Välj minst ett forskningsämne och två undernivåer som skapar den sammanslagna koden.
  

• Globala målen för hållbar utveckling
  Ange minst ett och upp till tre globala hållbarhetsmål som projektet kan bidra till i prioriteringsordning efter grad av relevans.
  Om globala målen Länk till annan webbplats.
  

• Nyckelord
  Ange minst ett och max tre nyckelord som beskriver projektet.
  

Medelsförvaltare - organisationen som tar emot bidraget

• Välj medelsförvaltare i rullistan. Om du inte hittar den organisation som ska stå som huvudsökande, se rubriken Organisationskonto under avsnittet Så här ansöker ni.
• Välj hemvist i rullistan. Om du inte hittar rätt hemvist, se rubriken Hemvist under avsnittet Så här ansöker ni.

CV

Det är obligatoriskt att bifoga CV för projektledaren. Du kan frivilligt lägga till CV för två medverkande i projektet. Max 2 A4-sidor per CV.

Organisationskontoansvarig registrerar ansökan

När ansökan är ifylld måste den registreras, skickas in och signeras av organisationskontoansvarig. Signering av en registrerad ansökan görs av organisationskontoansvarig, och kan ske på två sätt:

1. Om organisationskontoansvarig är samma person som projektledare, registrerar denne personansökan och signering sker per default vid registrering.

2. Om projektledare är en annan person än organisationskontoansvarig, gör projektledaren ansökan klar och sedan måste medelsförvaltaren (den organisationskontoansvariga eller användare med roll ansökansansvarig) registrera och skicka in ansökan. Signering av ansökan sker då per default vid registrering.

Projektledaren kan när som helst under arbetet med ansökan gå in på fliken kontrollera och registrera. Där listas eventuellt saknade obligatoriska uppgifter eller andra orsaker som kan hindra att ansökan kan registreras.

Se mer information på Prismas supportsida.

Prisma användarstöd: Organisationskonto Länk till annan webbplats.

Obs! När ansökningstiden har gått ut kan komplettering av ansökan endast ske i särskilda fall på begäran från Formas.

Följande krav kommer att kontrolleras i denna utlysning:

• Att ansökan är fullständig, det vill säga att den innehåller all information som är obligatorisk.
• Att sökt belopp per projekt inte överstiger 300 000 kronor.
• Att projekten inte sökt för mer än 12 månader.
• Krav på medfinansiering 50 procent av den totala projektbudgeten.
• Den sökanden ska vara en svensk organisation, det vill säga en juridisk person som är knuten till ett organisationsnummer (inga enskilda firmor).
• Att projektbeskrivningen ska vara skriven i den mall som tillhandahålls på utlysningens webbplats.
• Att huvudsökande som tidigare har fått finansiering från Formas har lämnat in vetenskapliga och ekonomiska återrapporteringar i tid.
  

Alla ansökningar bedöms sedan av en extern beredningsgrupp utifrån det som finns beskrivet i ansökan. Därför är det viktigt att ansökan är så tydlig som möjligt i sitt innehåll och att all viktig och relevant information finns med.

Sammanfattning av beredningsprocessen

1. De ansökningar som uppfyller de formella kraven kommer att bedömas utifrån bedömningskriterier av externa oberoende granskare. Detta resulterar i en ranking av ansökningarna och en rekommendation till finansiering.
2. Formas fattar beslut om vilka projekt som ska finansieras.
3. Beslut meddelas till sökande, Smart Built Environments programkansli och offentliggörs på Formas och Smart Built Environments webbplatser.

Projekten ska adressera minst ett av programmets fyra temaområden temaområden Länk till annan webbplats.. Projekten ska bidra till och adressera en eller flera av de ”kortsiktiga effekter 2024” som beskrivs i effektlogiken. Smart Built Environment Effektlogik 2.0 Länk till annan webbplats.

Ansökningarna bedöms utifrån följande kriterier

Relevans

• Projektet kan väsentligt bidra till utlysningens syfte och inriktning
• Projektet adresserar minst ett temaområde och en eller flera av programmets kortsiktiga effekter 2024 enligt programmets effektlogik Länk till annan webbplats..
• I ansökan framgår den affärsmässiga, eller verksamhetsmässiga, nytta som resultaten av projektet bedöms ha för den sökande organisationen eller annan utpekad behovsägare/användare.
  

Potential

• Projektet är nytänkande eller väsentligt bättre än tillgängliga lösningar på den aktuella marknaden.
• Projektets problemformulering och syfte är tydlig, logisk och väl avgränsad. Det är tydligt hur projektet avser bidra till att lösa problemet.
• Idén kan efter implementering i mindre skala utvecklas till att nå en större marknad/nyttjande, nationellt och/eller internationellt.
• Projektets potential att bidra till ökad jämlikhet i det resultat som projektet skapar.

Genomförande

• Planerade aktiviteter och metoder är realistiska och ändamålsenliga för att uppnå förväntat resultat under projekttiden
• Tidsplan och budget är realistisk och ändamålsenlig i förhållande till projektets syfte och mål.
• Plan för hur projektets resultat ska spridas, nyttiggöras och (om relevant) tillgängliggöras, är väl beskriven och ändamålsenlig.
• Eventuella etiska överväganden är väl beskrivna och planen för hur dessa hanteras är ändamålsenlig.
• Jämlikhetsaspekter är väl integrerade i projektets genomförande. Se Smart Built Environment Jämlikhetsguide Länk till annan webbplats..
  

Aktörer

• Projektets organisation och samlade kompetens är ändamålsenlig för genomförandet av projektet, inklusive nyttiggörandet av projektets resultat. Projektdeltagarnas medverkan är väl beskriven.
• Projektet sker i samverkan med relevanta intressenter.
• Projektgruppen (nyckelpersoner) är väl sammansatt med avseende på jämställdhet. Relevant när projektgruppen består av fler än 3 personer.
  

Formas förväntas fatta beslut om vilka projekt som beviljas bidrag den 1 juni 2022. Vi offentliggör besluten senast dagen efter på Formas webbplats och du får en e-post när du kan ta del av beslutet i Prisma. Beslut om bidrag kan ej överklagas.

Projekten har en dispositionstid om tre månader efter projekttiden är slut. Dispositionstiden kan i vissa fall förlängas på grund av särskilda omständigheter godkända av Formas, gällande projektledare och medelsförvaltare, som till exempel sjukdom eller föräldraledighet.

Samtliga beviljade projekt ska återrapportera till Formas med avseende på ekonomi och projektresultat tre månader efter dispositionstidens slut. Anvisningar om vad som gäller för ditt projekt ges av Formas. Samtliga rapporteringar görs i Prisma.

Ekonomisk återrapportering i Prisma. Länk till annan webbplats.

Formas kan komma att ställa krav på hur projekten ska redovisas vad gäller innehåll och resultat för att möjliggöra spridning och nyttiggörande. Detta kommer att framgå av beslutet till projektet vid eventuell finansiering. Formas kan också komma att ställa krav kring deltagande i konferenser och liknade för att skapa synergier och plattformar för lärande och kunskapsutbyte.

Resultat från forskning finansierad av Formas ska publiceras med öppen tillgång.

Du ska även ha en datahanteringsplan för den data som produceras i projektet. Om du får finansiering från oss ska du ta fram en sådan plan. Planen ska inte skickas in till oss men du ska på förfrågan kunna uppvisa planen. Genom att signera våra bidragsvillkor intygas att en datahanteringsplan kommer att finnas innan forskningen påbörjas och att den underhålls.

Öppen tillgång till forskningsresultat och data Länk till annan webbplats.

SweCRIS

Formas överför information om beviljade bidrag till SweCRIS, en nationell databas över bidragsfinansierad forskning som inrättats på uppdrag av regeringen.